Obeya is een veelgebruikte methode in organisaties. Het kan verschillende doelen hebben, zoals het uitvoeren van projecten, het verbeteren van samenwerking in teams of een snellere besluitvorming. Vaak worden hiervoor Obeya borden gebruikt.
Voordat we uitleggen wat een Obeya bord is, doen we eerst een stapje terug. Wat is nou eigenlijk Obeya? Het komt bij Toyota vandaan, daar gebruikten ze het voor het eerst bij het ontwikkelen van het model Prius. Dit was een van de eerste hybride modellen die op de markt kwam, destijds was dit revolutionair! Ze merkten dat de traditionele manieren van werken niet effectief waren. Daarom creëerden ze een grote ruimte (de letterlijke betekenis van Obeya) waarin iedereen kon samenwerken. Alle belangrijke informatie zoals deadlines, doelen en voorraad werd op de muren van de ruimte geplaatst.
Een belangrijk onderdeel van de Obeya methode is het gebruik van een Obeya bord. Dit bord is een fysiek (of digitaal) bord waarop alle belangrijke informatie van een project te zien is. Het Obeya bord is verdeeld in verschillende onderdelen, elk met een specifiek doel.
Obeya room: wat is het?
Stel je voor dat je werkt aan de ontwikkeling van een nieuwe app. Je hebt een team van ontwikkelaars, designers, marketeers en projectmanagers verzameld. Om ervoor te zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang en doelstellingen, besluit je om de Obeya methode te gebruiken.
Je begint met het creëren van een fysiek Obeya bord in de projectruimte. Bij de ‘visie en doelen’ hang je een visuele poster op met de belangrijkste doelen van de app: gebruiksvriendelijkheid, snelle laadtijden en een strak design. Voor de planning heb je een Gantt chart gemaakt waarop de belangrijkste mijlpalen zijn aangegeven, zoals de lancering van de eerste versie en de deadline voor feedback van gebruikers.
Bij het onderdeel ‘acties en taken’, staan de taken per teamlid, zoals ‘coderen homepage’ en ‘ontwerpen interface voor het hoofdmenu’. Problemen zoals de opgelopen vertraging bij de API-integratie staan onder de kop ‘problemen en uitdagingen’. Dit onderdeel bespreekt het team iedere dag tijdens de dagstart van een kwartier.
Een dashboard waarin de prestaties en KPI’s staan, laat het aantal bugs dat nog moet worden opgelost en de voortgang van de gebruikerstests zien. Ten slotte wordt het onderdeel ‘verbeteringen en hoogtepunten’ gebruikt om te noteren wat beter kan, zoals de tijd van de dagstart. Ook zie je hier de hoogtepunten, zoals de eerste review van een klant: een 10!
De Obeya methode is super handig voor teams die werken aan complexe projecten. Het combineert visueel management en overzicht wat leidt tot snellere besluitvorming en goede resultaten. Door een Obeya bord te gebruiken, houd je de voortgang makkelijk bij, los je problemen snel op en vier je successen met elkaar.
Aan de slag met continu verbeteren? Volg een green belt training
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.