Vijf keer waarom?
Met voorbeelden en tips
Eén van onze favoriete tools is de ‘vijf keer waarom’? Elke keer weer als we deze techniek toepassen in een procesverbetering, zijn mensen verrast. Vooral omdat het eigenlijk zo simpel is. Ook leren hoe je deze techniek inzet? Lees dan onderstaand artikel!
In dit artikel:
De ‘vijf keer waarom’ is een techniek die binnen lean projecten veel wordt toegepast. Het helpt je om de oorzaak van een probleem te ontdekken. Als je dit niet goed doet, kan het zijn dat je iets maar half oplost. Of dat je het achterliggende probleem mist, waardoor er helemaal niks opgelost wordt.
Daarom moet je je altijd afvragen waarom zich iets voordoet. En dat doe je niet één keer, maar soms wel vier, vijf of zes keer. Een probleem waar wij bijvoorbeeld tegenaan liepen, was dat de flip-overs die we gebruiken tijdens trainingen snel kreukelden. Hierop hebben we voor onszelf de ‘vijf keer waarom’ toegepast:
Dit is de oorzaak van het probleem. Oplossing: zorgen dat na elke training de ruimte nog minimaal een half uur geboekt is!
De ‘vijf keer waarom’? kun je altijd en overal toepassen. In de praktijk gebruiken we deze tool vaak in de analyse fase en dan vaak in combinatie met een Ishikawa (visgraat) of bij de acht verspillingen.
Bij een Ishikawa analyse inventariseer je eerst de verschillende oorzaken van het probleem. Deze zet je in de verschillende ‘graten’. Vervolgens pas je bij elke oorzaak de ‘vijf keer waarom?’ toe. Je zult zien dat verschillende oorzaken veroorzaakt worden door hetzelfde probleem. Dat noem je de grondoorzaak, en dat zijn de dingen die je wil gaan oplossen. Hetzelfde kun je doen met de verschillende verspillingen die je opgehaald hebt.
Ook al is deze techniek heel simpel, soms loop je toch even vast. Hierbij drie tips die je gaan helpen:
Het kan best lastig zijn om de goede waarom vraag te stellen. Zo is er bijvoorbeeld een verschil tussen ‘waarom doet een medewerker niet haar best?’ en ‘waarom doet een medewerker niet haar best om alle velden van het formulier in te vullen?’. Probeer de vraag dan ook zo concreet mogelijk te verwoorden.
We hebben wel eens sessies gehad, waarbij mensen uitkomen op ‘het beleid van de huidige minister’. Really? Is dat echt de oorzaak van het probleem? Waarschijnlijk niet. Wees daarom kritisch op de antwoorden die gegeven worden en ga niet te snel verder.
Soms kun je wel eindeloos ‘waarom?’ blijven doorvragen, maar schiet het zijn doel een beetje voorbij. Stop bij het antwoord waarvan je denkt dat als je dat oplost, het probleem voorbij is.
In de praktijk leren hoe je de ‘vijf keer waarom?’ goed toepast? Kijk dan eens bij de green belt training!
Goede samenwerking is essentieel voor het verbeteren van processen. Daarom is het belangrijk je ook te richten op de onderlinge verhoudingen in een team. De piramide van Lencioni is een praktisch model dat helpt om de juiste stappen te zetten.
Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.
In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je een gemba walk doet. Op deze manier doorloop je het proces, ontdek je wat er wel en niet goed gaat en kun je meteen aan de slag met verbeteren.