Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 30 november 2022
Een goede projectdoelstelling formuleren is ontzettend belangrijk. Of het nu om een DMAIC-project gaat of om een ander type project. Hoe scherper je een doel benoemt, hoe makkelijker je het jezelf maakt om hier naartoe te werken.
In dit artikel vertellen we je:
Als je aan een project begint, is het belangrijk om een goede projectdoelstelling te formuleren. Of het nu gaat om een verbeterproject, een implementatie of een reorganisatie. Voordat je aan iets begint, wil je namelijk weten wat de gewenste situatie is. Anders weet je niet waar je naartoe werkt, en wordt de scope steeds groter. Hoe concreter de doelstelling, hoe beter.
Verbeterprojecten die vanuit een lean oogpunt worden uitgevoerd, kunnen drie verschillende soorten doelen hebben. Je kijkt in deze projecten naar:
Elk proces levert een bepaald resultaat op, dat we ook wel de output noemen. Dit kan bijvoorbeeld een verstuurde factuur zijn, een medewerker die start op zijn eerste werkdag of een geleverd product. Deze output is bedoeld voor een klant, of dit nou een externe of een interne kant is.De eerste focus van een verbeterproject ligt altijd op het leveren van kwaliteit. Is het resultaat van het proces wel wat de klant wil hebben? Anders wordt dit je doel.
Bijvoorbeeld: ‘Op de factuur staat exact de informatie die de klant wil ontvangen.’
Levert een proces het gewenste resultaat op, dan heb je in ieder geval een tevreden klant. Maar hoe komt dit resultaat tot stand? Worden alle processtappen in één keer goed doorlopen? Vaak is dit niet het geval. Er wordt bijvoorbeeld informatie aangeleverd waarvan een gedeelte ontbreekt. Of er worden fouten gemaakt, die later in het proces hersteld moeten worden. In beide gevallen moet je een stapje terug in het proces.
Het doel wordt in dit geval ervoor te zorgen dat alle stappen in het proces in één keer goed worden uitgevoerd. Dit zal ook consequenties hebben voor de snelheid van het proces, omdat er vaak veel tijd verloren gaat met het herstellen van fouten of met het wachten op aanvullende informatie.
Bijvoorbeeld: ‘De factuur komt in één keer goed tot stand, zonder dat er fouten worden gemaakt of er achteraf zaken uitgezocht moeten worden.’
Lever je de juiste kwaliteit en gaat dit ook in één keer goed? Dan kun je kijken of je het proces nog meer kunt versnellen. Dit kun je op twee manieren doen:
Het doel wordt dan om het proces zo snel mogelijk uit te voeren.
Bijvoorbeeld: ‘Het versturen van een factuur duurt maximaal een dag.’
Als duidelijk is of je project zich richt op kwaliteit of op snelheid, kun je een doelstelling formuleren. Die doelstelling wil je zo concreet mogelijk maken. Met andere worden, je gaat het doel SMART maken:
Geen vage doelstelling, maar helder en duidelijk. Het helpt om je hierbij de volgende dingen af te vragen:
Bijvoorbeeld: ‘Met de medewerkers van de facturatie afdeling willen we voor het einde van juni alle facturen hebben weggewerkt zodat iedereen daarna met een gerust hart op vakantie kan.’
Naast specifiek, wil je het ook meetbaar maken. Dan weet je namelijk aan het eind van het project direct of je je doelstelling hebt behaald. De volgende vragen helpen je om dit te formuleren:
Bijvoorbeeld: ‘Met tien medewerkers willen we 850 facturen afhandelen zodat er geen factuur meer onbehandeld in het systeem staat.’
Je doelstelling moet iets zijn waar iedereen zich in kan vinden. Het is vaak een logisch gevolg van iets wat nu niet goed gaat. En als het goed is levert het iets op waar iemand blij mee is. Zo niet, dan moet je je afvragen of je er wel mee aan de slag moet gaan. Vraag je af:
Bijvoorbeeld: ‘We spreken af dat alle tien de medewerkers deze week 16 uur besteden aan het afhandelen van deze facturen.’
Doelen die niet haalbaar lijken, werken niet motiverend. Zorg daarom dat je projectdoelstelling realistisch is. Het is vaak beter om kleine successen te behalen in plaats van dat je (te) grote doelen niet haalt. Vraag je daarom af:
Bijvoorbeeld: ‘Als we ons aan deze afspraak houden, dan is het realistisch dat de voorraad binnen een week is weggewerkt.’
Je wil niet dat je project eindeloos duurt. Benoem daarom een start- en een einddatum. Hierdoor weet je precies wanneer er iets van je verwacht wordt. Dat helpt je om gemotiveerd te blijven. Dus:
Een planning kun je natuurlijk wel tussentijds aanpassen als blijkt dat er onvoorziene zaken spelen.
Bijvoorbeeld: ‘In de week van 20 tot en met 25 juni gaat de facturatie afdeling de facturen afhandelen zodat vrijdagmiddag de 25e alles afgerond is.’
Als je een project goed wil beginnen, loont het om tijd te besteden aan het formuleren van een goede doelstelling. Dit kan soms best lastig zijn. Denk in ieder geval goed na of het draait om kwaliteit of snelheid en probeer dit zo SMART mogelijk te formuleren.
Wil je leren hoe je in de context van een project een stakeholderanalyse doet? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.