Structuur aanbrengen in een proces

Waarom structuur aanbrengen?

Veel organisaties zijn niet bewust bezig met processen. Dat is niet zo gek. Waarom zou je wel tijd besteden aan het inzichtelijk maken van een proces en er structuur in aanbrengen?

Een aantal redenen:

Je houdt overzicht
Je kunt makkelijk inspringen op veranderingen en wijzigingen
Mensen weten waar ze mee bezig zijn en waarom

Waarom dit zo belangrijk is en hoe je structuur aanbrengt, vertellen we je in dit artikel!

Structuur aanbrengen in een proces is geen alledaagse bezigheid

Op veel plekken waar wij komen, zoals in zorg– en onderwijsinstellingen, hebben mensen het al druk genoeg met het werk zelf. Toch kan het helpen om processen in kaart te brengen en hier structuur in aan te brengen. Het leert mensen met een andere blik naar hun werkzaamheden te kijken en maakt het voor nieuwe medewerkers vaak makkelijker om in te stromen als zaken duidelijk zijn.

Kennis opslaan

Veel mensen denken niet erg na over hoe ze het werk doen wat ze doen. Ze doen wat ze altijd al doen. Kennis hierover zit vooral in hun hoofd opgeslagen. Jarenlange ervaring heeft gezorgd voor het beeld dat ze van hun werk hebben. Maar de redenen waarom werkzaamheden op een bepaalde manier worden uitgevoerd zijn niet meer bij iedereen bekend.

Verandering in technologie, klantwensen & wetgeving

Er zijn allerlei redenen waarom processen zijn ingericht zoals ze zijn. De situatie waarin processen zich bevinden verandert snel. Nieuwe technologie, andere klantwensen of wetgeving die aangepast wordt zijn er slechts een paar voorbeelden. Het is daarom altijd goed om je te af te vragen of je nog wel het juiste doet. Dat is een reden om structuur aan te gaan brengen in je proces.

SIPOC

Een SIPOC kan je hier goed bij helpen. Dit is een procesmapping techniek, die snel in kaart brengt welke stappen er zijn in het proces en wie hier allemaal bij betrokken zijn.

De letters SIPOC staan voor:

Supplier: dit is degene die voor de betreffende processtap de input aanlevert.
Input: dit is de ‘trigger’of het signaal dat ervoor zorgt dat de processtap in gang wordt gezet.
Proces: de verschillende (hoofd) processtappenin het proces.
Output: het resultaat dat de processtap moet opleveren.
Customer: degenevoor wie het resultaat van de processtap bedoeld is.

Bij een SIPOC wordt er precies duidelijk wie er allemaal betrokken zijn bij het proces. Dit maakt het makkelijk om verwachtingen in kaart te brengen. Ook krijg je op deze manier inzicht in deelresultaten en mogelijke knelpunten.

Handig toch?
Wil je meer lezen over hoe je precies een SIPOC maakt? Klik dan hier!