SIPOC
Bepaal de scope van het project
De SIPOC is een van de meest handige tools in een lean six sigma project. Het helpt jou en je projectteam namelijk om snel te definiëren wat de scope van jullie project wordt. Oftewel: over welk (deel van het) proces gaan we het hebben?
De SIPOC is een manier om een proces in kaart te brengen. Er zijn verschillende manieren om processen in kaart te brengen (denk bijvoorbeeld aan de VSM of een swimming lane). Maar de SIPOC heeft een heel specifiek doel: scope bepalen.
De letters S-I-P-O-C staan voor:
Dit zijn de basiselementen van een proces. Ieder proces bestaat namelijk uit een leverancier, input, activiteiten, output en een klant. Als je deze elementen in de beginfase van je project uitwerkt zorg je voor:
Op basis van dit inzicht kun je dan een goede keuze maken voor de juiste scope. Wat wel en vooral: wat niet?
Bij nieuwe projecten starten we altijd met het maken van een SIPOC. Op een flip-over schrijf je de letters S, I, P, O, en C bovenaan het papier. Zorg voor stiften en voldoende post-its en ga aan de slag!
Begin een SIPOC met de volgende vraag:
Dit kan bijvoorbeeld gaan om een formulier dat binnenkomt (op papier of digitaal) met een melding of een aanvraag. Het kan ook een telefoontje zijn van een collega of een klant of een levering van producten. De input is vaak een ‘ding’, een zelfstandig naamwoord.
Vervolgens wil je weten:
Degene die de input levert is de leverancier. Dat kan een klant zijn, maar heel vaak gaat het om een ‘interne klant’: een andere afdeling. Zodra we weten wat de input van het proces is en wie dit aanlevert gaan we kijken naar de processtappen.
Vervolgens werken we de opeenvolgende stappen uit tot we bij een concreet eindresultaat komen. Dit is bijvoorbeeld een betaling, een antwoord of een akkoord.
Dit is het eindresultaat van het proces. Dus, hetgeen je levert aan de je klant (de customer). Dit kan bijvoorbeeld een geleverd product, een verzonden factuur of een afgehandelde melding zijn.
De ontvanger van de output is de customer van ons proces. Deze ‘klant’ stelt eisen aan de output, bijvoorbeeld als het gaat om kwaliteit (inhoudelijk goede oplossing, een goed product, een kloppende diagnose), maar ook over tijdigheid (binnen welke termijn?) of over de wijze van levering (persoonlijk, telefonisch, via e-mail?). Zorg dat je de wensen van de klant ten aanzien van de output achterhaalt. Hierdoor kun je ook beter bepalen van welke kwaliteit de input moet zijn. Oftewel: welke eisen stelt het proces aan de input? Stel je voor dat je een niet volledige factuur (input) binnenkrijgt, dan kun je ook nooit de betaling (output) correct uitvoeren.
Denk je dat je SIPOC af is? Kijk dan naar het aantal stappen in het proces. Houd als vuistregel aan dat het aantal processtappen ongeveer tussen de vier en de zeven stappen moet zijn. Anders is de scope te breed. Je hebt het proces nu nog op hoofdlijnen uitgewerkt, zodra je straks de VSM zal gaan maken kom je er achter dat het proces nog veel complexer is. Als je proces nu al ’te breed’ is dan heb je later in het project dus een nog groter probleem. Zeker bij eerst lean six sigma projecten hebben mensen nog wel eens de neiging om een te brede scope te kiezen.
“Als ik toch bezig ben, pak ik liever het hele proces”
Doe dat niet, want de meeste projectleiders lopen dan vervolgens helemaal vast. De complexiteit is enorm, evenals het aantal betrokken afdelingen, managers en meningen. Liever sneller kleinere stapjes maken dan een enorm groot en eindeloos durend project.Genoeg inspiratie gekregen om te starten? De volgende stap is het maken van een perfecte project charter!
Goede samenwerking is essentieel voor het verbeteren van processen. Daarom is het belangrijk je ook te richten op de onderlinge verhoudingen in een team. De piramide van Lencioni is een praktisch model dat helpt om de juiste stappen te zetten.
Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.
In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je een gemba walk doet. Op deze manier doorloop je het proces, ontdek je wat er wel en niet goed gaat en kun je meteen aan de slag met verbeteren.