Succesvol veranderen? Gebruik de 8 stappen van Kotter

Wat zijn de 8 stappen van Kotter?

Om veranderingen met succes te managen gebruiken wij het 8 stappen model van John Kotter, professor aan de Harvard Business School. In dit model worden acht verschillende fasen onderscheiden, die je doorloopt in verandertrajecten. Het geeft richting en zorgt ervoor dat je de juiste dingen op het juiste moment doet. De acht stappen zijn:

Maak het urgent
Selecteer kartrekkers en early adopters
Werk vanuit visie en strategie
Communiceer
Zorg voor draagvlak
Realiseer quick wins
Stabiliseer en ga door
Houd de nieuwe werkwijze vast

In dit artikel vertellen we je:

Waarom verandermanagement zo belangrijk is in organisaties.
Welke verschillende theorieën en modellen er zijn om te veranderen.
Waarom het model van Kotter zo succesvol is.
Uit welke 8 stappen het verandermodel van Kotter bestaat.
En: hoe jij dit kunt toepassen in je eigen werk.

Waarom willen organisaties veranderen?

Verandering is de enige constante, wordt er vaak gezegd. Dat klopt, want er verandert altijd wel iets in organisaties. Denk bijvoorbeeld aan een nieuwe collega, een andere werkplek of een nieuw formulier: allemaal kleine veranderingen. Maar ook een reorganisatie, de implementatie van een nieuw software systeem of de introductie van hybride werken met flexplekken zijn veranderingen die nieuw ‘gedrag’ vragen van medewerkers. Hoe kun je zo’n verandering goed organiseren?

Verandermanagement of transitiemanagement is de term die gebruikt wordt voor het managen of vormgeven van deze verandering. Met name als het gaat om grote verandertrajecten worden zorgvuldig verschillende stappen doorlopen. Dan wordt er tijd besteed aan het ontwikkelen van een visie, het doen van een impact analyse, het betrekken van het team en uitvoeren van het plan.

Modellen voor verandermanagement

Verandermanagement is een vorm van management die zich richt op het veranderen van de structuur en/of de werkwijze van een organisatie. Er veel over geschreven en er zijn verschillende modellen en theorieën over verandering. Een aantal verschillende modellen zijn bijvoorbeeld:

Het ADKAR-model van Prosci
Het verandermodel van Kurt Lewin
Het 7S-model van McKinsey
De PDCA-cyclus van Deming

Modellen verandermanagement

Deze modellen kijken allemaal vanuit een andere invalshoek naar verandering. Het ADKAR-model bestaat bijvoorbeeld uit 5 fasen die ieder individu in een verandertraject doormaakt. Het verandermodel van Lewin gaat over het doorbreken van patronen door de situatie te unfreezen > veranderen > refreezen. Over de PDCA-cyclus schreven we een eigen blog, waar je meer kunt lezen over dit model. Het model van McKinsey is ook een zeer bekend model, dat niet kijkt naar verschillende fasen, maar juist naar elementen. Deze 7 elementen beginnen allemaal met een S, vandaar dat dit het 7S-model heet (Strategy, Structure, Systems, Shared Values, Style, Staff, Skills).

Een model dat wij veel gebruiken is het 8 stappen model van John Kotter.

Wie is John Kotter?

John P. Kotter (1974) is emeritus hoogleraar organisatiekunde en verandermanagement aan Harvard University en daarmee dé expert op dit gebied. Als je een studie hebt gedaan in de richting van bedrijfskunde (of met bedrijfskundige vakken) dan heb je ongetwijfeld over Kotter gelezen in je studieboeken.

Volgens Kotter mislukken de meeste verandertrajecten door tekortschietend leiderschap en onvoldoende aandacht voor het menselijke aspect van verandering. Zijn model legt de nadruk op leiderschap, communicatie, draagvlak en het inspelen op menselijke emoties bij verandering.

Het meest bekende boek van Kotter is Leading Change uit 1996. De titel zegt het al, dit boek gaat over het leiden van een verandering op basis van zijn 8 stappenmodel. Dit model heeft Kotter ontwikkeld door verandertrajecten in organisaties te bestuderen en verschillende factoren die een rol spelen bij verandering, in kaart te brengen. Het viel hem op dat het bij veel verandertrajecten die niet succesvol waren, ontbrak aan structuur (en de uitvoering daarvan). Deze observaties hebben geleid tot het verandermodel van Kotter zoals we dat nu kennen. Een gestructureerd stappenplan, dat uit 8 fasen bestaat, waarmee je de kans op een succesvolle verandering zo groot mogelijk maakt.

Stap 1: Maak het urgent

De eerste stap in het verandermodel van Kotter is urgentie creëren. Mensen moeten erkennen dat er een probleem is. Als ze niet inzien dat iets anders of logischer moet, zullen ze ook niet geneigd zijn iets aan te passen. Maak daarom jouw verandering urgent voor je collega’s en zorg dat ze inzien waarom jij iets wil veranderen. Vooral dingen uitdrukken in kosten, verloren tijd en klantontevredenheid kan hierbij helpen.

Stap 2: Selecteer kartrekkers/ early adaptors

Je kunt niet in je eentje een werkwijze veranderen, daarvoor heb je collega’s nodig. Als je start met je veranderproject, denk dan goed na over een groepje kartrekkers (early adaptors) dat jou gaat helpen. Je kunt hiervoor ook juist iemand selecteren die liever niet wil dat dit project wordt opgepakt (advocaat van de duivel). Als je diegene namelijk vanaf het begin al betrekt, heb je uiteindelijk aan het eind minder tijd nodig om ’tegenstanders te overtuigen.
early adaptors

Stap 3: Werk vanuit visie en strategie

Zorg dat het project past bij de visie en strategie van de organisatie en leg dit ook uit. Mensen moeten weten waarom iets gebeurt, ze moeten het begrijpen. Als jullie doel is om de meest klantgerichte organisatie te worden, laat dan zien waarom jouw project daarop inspeelt.

Stap 4: Communiceer

Dit klinkt heel logisch, maar wordt vaak vergeten. Vertel zo veel mogelijk mensen wat je aan het doen bent, waarom je bepaalde keuzes maakt, welke fases je doorloopt. Door hier transparant over te communiceren, voelen mensen zich betrokken en hebben ze het idee dat ze inspraak hebben.

Maak een communicatieplan en bedenk leuke vormen om mensen mee te nemen. Richt een speciale intranetpagina in, stuur een nieuwsbrief, verspreid infographics, etc.

Stap 5: Zorg voor draagvlak

Als je een veranderplan opstelt is het handig als je draagvlak hebt. Op die manier kun je snel een werkwijze veranderen en laat je zien waarom iets beter is dan voorheen. Draagvlak is het tegenovergestelde van weerstand. Hoe meer weerstand je wegneemt, hoe meer draagvlak er zal ontstaan. Dit kun je bijvoorbeeld doen de principes van overtuiging toe te passen.

Stap 6: Realiseer enkele quick wins

Als je snel kleine successen behaalt, motiveert dit om verder te werken naar een groter doel. Het laat mensen zien dat de nieuwe werkwijze waar je naartoe werkt, iets op gaat leveren. Het delen van deze kleine succesen is hierin essentieel. Laat zien hoeveel tijd je bespaart, hoeveel extra klanten je hebt geholpen of hoe de medewerkertevredenheid is toegenomen.

Stap 7: Stabiliseer en ga door

Volgens Kotter mislukken veel veranderprojecten omdat de overwinning te vroeg wordt uitgeroepen. Word na de eerste successen dan ook niet overmoedig, maar zet door. In deze fase ligt de nadruk op het doorzetten van de verandering, finetunen en afstemmen. Zorg er hierbij voor dat de urgentie hoog blijft.

Stap 8: Houd de nieuwe werkwijze vast

Houd tot slot de verandering vast. Net als in de control fase van een lean project, draait het in deze fase vooral om het borgen van resultaten. Hier moet je strak op zitten, door te blijven monitoren hoe het gaat en waar nodig bij te sturen.
Bedenk, het aanleren van nieuw gedrag kost tijd. Volgens het stages of change model is dit tussen de drie tot zes maanden!

Kotter zelf toepassen?

Wil je de 8 stappen van Kotter zelf toepassen om een succesvol verandertraject te leiden? Dit zijn onze praktische tips die iedere verandering wél laten slagen!

Zorg dat je concrete cijfers en verhalen paraat hebt over de huidige situatie, waaruit blijkt dat verandering echt noodzakelijk is. Niets doen is geen optie! Denk bijvoorbeeld aan dalende klanttevredenheid, concurrentie-analyses en trends.
Betrek collega’s door te vragen waar zij knelpunten zien en wat volgens hen de gevolgen zijn van ‘niets doen’.
Zorg dat je de verandervisie kunt uitleggen in duidelijke, eenvoudige taal die ook relevant is voor ieder team dat met de verandering te maken krijgt.
Communiceer dit duidelijk en regelmatig, en herhaal de boodschap via verschillende kanalen zoals e-mail, intranet, bijeenkomsten en posters.
Nodig collega’s actief uit om vragen te stellen en geef eerlijke antwoorden. Zeg het ook eerlijk als je ergens (nog) geen antwoord op hebt.
Bepaal concrete, haalbare tussenresultaten (mijlpalen) vooraf en koppel hier deadlines aan. Communiceer het behalen van succes en beloon teams en medewerkers die hieraan bijdragen, bijvoorbeeld met een gezamenlijke lunch of iets anders leuks.
Borg de nieuwe manier van werken door functieprofielen te beschrijven, beoordelingssystemen aan te passen en de onboarding goed in te richten.
Leidinggevenden hebben een essentiële rol in dit verandertraject: zorg dat ze het goede voorbeeld (blijven) geven en positief te zijn over de verandering.

Op naar een succesvolle verandering!

Ook aan de slag?

Wil je leren hoe je de stappen binnen een lean project toepast? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.

24 november, 15 december, 26 januari, 23 februari, 23 maart

13 en 20 januari, 3 en 10 februari, 3 en 10 maart 2026

Of bekijk alle opties

Wat is lean six sigma?

Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.

Inhoudsopgave