Verbeteringen oppakken
Het A3 formulier
helpt je op weg!
Eén van de tools die veel wordt gebruikt in organisaties die actief met continu verbeteren bezig zijn is het A3 formulier. Een A3 formulier helpt je om niet direct in de oplossingsmodus te schieten, wanneer je constateert dat iets niet helemaal lekker loopt. Het wordt vaak gebruikt voor kleine verbeteringen. Ook al is het geen project, er moet wel even over nagedacht worden voordat je tot actie kunt overgaan.
In onderstaand artikel vind je het volgende:
Een A3 formulier is opgedeeld in een paar vlakken die je in een bepaalde volgorde moet invullen. Het wordt zo genoemd omdat het vaak op A3 formaat geprint wordt. Het op de juiste volgorde invullen van de vakken helpt je om een bestaand probleem te analyseren, zodat je vanuit de grondoorzaak oplossingen kunt bedenken om het probleem te verhelpen.
Aan de linkerkant van een A3 formulier vind je de vakken waarover je moet denken. Aan de rechterkant van het formulier staan juist vakken waarbij je moet doen.
In dit vak beschrijf je het probleem waar je tegenaan loopt. Hier is vooral belangrijk dat duidelijk wordt waar je last van hebt.
Hier beschrijf je de situatie zoals die nu is. Je kunt hierbij de verspillingen gebruiken. Welke verspilling herken je? Als je deze verspilling kunt kwantificeren weet je direct wat het probleem je in geld kost en of het dus een groot probleem is of niet.
Daarna beschrijf je de oorzaak van het probleem. Om deze te achterhalen kun je altijd de 5 x waarom of een visgraatanalyse toepassen.
In dit vak noteer je mogelijke oplossingen. Om niet teveel in tunnelvisie te denken word je gedwongen er meerdere te bedenken.
Van alle bedachte oplossingen kies je de beste eruit. Je licht hier ook toe waarom je voor deze oplossing kiest.
Hier schrijf je de acties op die uitgevoerd moeten worden om de oplossing te implementeren, het liefst met de datum en verantwoordelijke erbij.
Tot slot tekent de opdrachtgever voor akkoord. Dit kan pas nadat het de oplossing geïmplementeerd is en het probleem is opgelost.
Een A3 is een handige methode om mensen zelf op een gestructureerde manier met verbeteringen aan de slag te laten gaan. Het voorkomt namelijk dat mensen direct een oplossing bedenken omdat ze eerst goed moeten nadenken over het probleem.
Wil jij ook met A3 formulieren aan de slag? Download dan hieronder een template!