Voorkom terugval met een sterk out of control action plan
OCAP
Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 13 oktober 2025
Een ‘out of control action plan’ (OCAP) maak je in de laatste projectfase als je bezig bent met het borgen van de verandering. Je hebt de implementatie achter de rug en het proces veranderd, waardoor mensen zich volgens het nieuwe proces moeten ‘gedragen’. Daarbij wil je voorkomen dat mensen na verloop van tijd weer teruggaan naar hun oude gewoonten. Je maakt daarom een plan waarin je precies omschrijft wat je doet als dat wel gebeurt: een ‘out of control action plan’.
In dit artikel vertellen we je:
Een out of control action plan maak je vaak in de control fase van een DMAIC-project. Deze fase staat in het teken van borgen: nieuwe gewoontes en processen eigen maken. Verandering en vernieuwing kunnen best lastig zijn. Mensen vallen soms terug in oude patronen of omstandigheden veranderen. Daarom is het belangrijk om hier structureel aandacht aan te blijven besteden. Je hebt dan een plan klaar als niet alles loopt zoals je verwacht had.
In de improve fase van je project werk je verbeteringen uit en implementeer je deze in de praktijk. Je maakt hiervoor vaak een verbeterplan, waarvoor je ook de risico’s van je oplossingen in kaart brengt. Dat doe je bijvoorbeeld met een Failure Mode & Effect Analysis (FMEA).
Door vooraf te bedenken wat er mis kan gaan, kun je je plan verbeteren. De risico’s die je in deze fase identificeert, vormen bovendien waardevolle input voor je out of control action plan (OCAP).
Je weet met de FMEA precies welke punten je na de implementatie moet blijven monitoren en waarvoor je een plan moet maken om snel te kunnen ingrijpen als een proces afwijkt van de gewenste situatie.
Na de implementatie houd je in de gaten hoe het gaat. Een veel gebruikte methode hierbij is die van ‘statistische procescontrole’. Je brengt met behulp van metingen in een grafiek in kaart hoe het proces verloopt. Zo’n grafiek noem je een control chart. Je controleert als het ware of het proces zich nog bevindt binnen de grenzen die je van tevoren hebt vastgesteld. Zie voor een voorbeeld van een control chart de afbeelding hieronder.
Soms is een proces of bepaald gedrag moeilijk meetbaar te maken. Je kunt het dan bijvoorbeeld bespreekbaar maken in een dag- of weekstart, waarbij je bepaald gedrag of prestaties samen evalueert.
Doordat je het proces nauwkeurig monitort, zie je direct wanneer het mis gaat. In je out of control action plan leg je van tevoren vast wat je precies doet als dat gebeurt. Hier denk je dus van tevoren goed over na. Vaak wordt dit genoteerd in een stroomschema.
Bijvoorbeeld: je bent bezig geweest met het verbeteren van het proces van aannemen van nieuw personeel. Hierin is afgesproken dat aanvragen en autorisaties van nieuwe accounts altijd binnen drie dagen verwerkt worden. Na de implementatie van verschillende verbeteringen zie je dat na een aantal weken de verwerkingstijd weer oploopt naar vijf dagen.
Doordat je dit direct signaleert, kun je ook direct ingrijpen. Eerder heb je al bedacht dat je direct het team bij elkaar zou roepen om de oorzaak van de langere verwerkingstijd te bespreken tijdens de weekafsluiting en daar vervolgens op te acteren. Dat is ook precies wat je nu gaat doen!
Ben jij procesmanager of projectleider en wil je leren hoe je verbeterprojecten leidt? En hoe je als onderdeel daarvan een OCAP maakt? Kijk dan eens bij onze green belt training!
Het Vijfkrachten model helpt organisaties om de aantrekkelijkheid en winstgevendheid van een bedrijfstak te analyseren. Door vijf krachten in kaart te brengen, krijg je zicht op de dynamiek van de markt en de factoren die jouw concurrentiepositie bepalen.
Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.
Het INK-model helpt organisaties om overzicht te krijgen over alle onderdelen van de bedrijfsvoering en biedt concrete handvatten om prestaties systematisch te verbeteren.