Verspillingen elimineren met lean: de krachtige 4-stappenaanpak voor continu verbeteren
Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 21 oktober 2025
Wanneer je kennis hebt gemaakt met lean, weet je inmiddels ook wat verspilling is. Je bewust zijn van verspillingen is de eerste stap. Maar, uiteindelijk wil je natuurlijk zoveel mogelijk verspillingen elimineren!
Hoe je dat doet, vertellen we je in deze blog.
Je leest hier meer over:
Als je verspillingen wilt elimineren, moet je er eerst naar op zoek. Er zijn verschillende manieren om verspilling te herkennen. Je kent vast wel de acht soorten verspillingen, ook wel muda (japans) of waste (engels) genoemd.
Dit zijn: Transport – Beweging – Wachten – Voorraad – Fouten – Overproductie – Overbewerking – Talent
Een handig ezelsbruggetje is Tim Woods. Een andere manier om verspilling te herkennen, is door activiteiten in een proces te classificeren. Je kunt hierbij onderscheid maken tussen:
Activiteiten die je uitvoert omdat ze bijdragen aan datgene dat de klant uiteindelijk wil hebben, noemen we klantwaarde. Er zijn drie criteria voor klantwaarde. De activiteit gaat in één keer goed, de klant wil erop wachten, ervoor betalen en de activiteit transformeert het product/de dienst.
Dit zijn activiteiten die je niet direct uitvoert voor de klant, maar waar je niet omheen kunt. Bijvoorbeeld omdat je door kwaliteitseisen of wet- en regelgeving verplicht bent ze uit te voeren.
Alle activiteiten die je niet kunt classificeren als klant- of bedrijfswaarde, is verspilling. Je doet deze dingen niet omdat je de klant ermee helpt, en ook niet omdat het om andere reden moet. Deze activiteiten wil je zoveel mogelijk voorkomen en als ze er zijn elimineren!
Als je verspillingen eenmaal gesignaleerd hebt, wil je ze natuurlijk zo snel mogelijk elimineren. Maar waar begin je? En wanneer besluit je een verspilling aan te pakken?
Het kan helpen om de verspilling die je hebt ontdekt meetbaar te maken. Ofwel, zet ze om naar tijd of geld: hoeveel minuten, uren of euro’s kost deze verspilling het proces? Combineer dit met observaties van medewerkers: zij weten vaak precies waar tijd verloren gaat of werk blijft liggen. Zo krijg je inzicht in hoe groot het probleem is dat door de verspilling wordt veroorzaakt en welke verspillingen de meeste impact hebben. Dat helpt je met beslissen welke verspillingen je als eerste oppakt.
Zodra duidelijk is wáár de verspilling zit, wil je begrijpen waaróm die ontstaat. Je start met de verspilling die de grootste impact heeft. Daarvoor begin je met een Ishikawa-diagram (ook wel visgraatanalyse). Deze tool helpt om alle mogelijke oorzaken van de verspilling in beeld te brengen. Je kijkt vanuit verschillende invalshoeken, zoals mens, methode, materiaal, machine of omgeving. Zo ontstaat een compleet overzicht van factoren die invloed kunnen hebben op het probleem.
Vervolgens gebruik je de 5×-waarom-analyse. Dit is een eenvoudige, maar krachtige manier om tot de kern van het probleem te komen Je stelt voor elke mogelijke oorzaak steeds opnieuw de vraag waarom de verspilling zich voordoet. Bij elk antwoord vraag je opnieuw “waarom?”, net zo lang tot je de kern van het probleem te pakken hebt.
Als je bij de kern van het probleem bent, kan het leukste onderdeel beginnen: oplossingen bedenken om de verspillingen te elimineren! Het helpt je om jezelf (en anderen) te dwingen eerst meerdere oplossingen te bedenken.
Door de impact van de verspillingen en de moeite die de gekozen oplossingen kosten te kwantificeren, kun je prioriteiten stellen. Een kleine ergernis met grote impact én een makkelijke oplossing komt eerder op de verbeterlijst dan een verspilling die weinig effect heeft en veel inspanning kost om op te lossen. Een handige tool hiervoor is de impact/effort-matrix.
De gekozen oplossing voor het elimineren van een verspilling schrijf je uit in acties. Met een To Do-Doing-Done-bord kan je de status van deze acties bijhouden en zo verbeter je zichtbaar stap voor stap!
Stap 1: verspilling signaleren
Bij een commerciële dienstverlener merken accountmanagers dat het opstellen van offertes onnodig veel tijd kost. Er gaat veel heen-en-weer gemail tussen sales, calculatie en management om prijzen, goedkeuringen en tekstwijzigingen af te stemmen. Daardoor vertraagt het hele proces en moeten klanten soms dagen wachten op een voorstel. Het team herkent dit als verspilling in de vorm van wachttijd en overbewerking.
Stap 2: verspilling meetbaar maken
Om te bepalen hoe groot het probleem is, bekijkt het team hoeveel tijd er gemiddeld in één offerte gaat zitten.
Uit een steekproef blijkt dat een offerte gemiddeld vier werkdagen onderweg is, waarvan twee werkdagen puur wachttijd (op input of goedkeuring) en een halve werkdag extra correctiewerk. Met twintig offertes per maand betekent dat 400 uur verspilling.
Het probleem is dus niet alleen frustrerend, maar ook kostbaar: trage doorlooptijden leiden tot gemiste kansen en lagere klanttevredenheid. Dit kan je oplossen door het elimineren van verspilling!
Stap 3: (grond)oorzaak achterhalen
Het team brengt met een Ishikawa-diagram de mogelijke oorzaken in kaart:
Mens: iedereen werkt op zijn eigen manier aan offertes.
Methode: er is geen standaard werkwijze of duidelijk goedkeuringsmoment.
Omgeving: drukte zorgt dat goedkeuringen blijven liggen.
In dit voorbeeld gaan we verder in op de mogelijke oorzaak: iedereen werkt op zijn eigen manier aan offertes.
Met de 5×-waarom-analyse graaft het team dieper:
Waarom werkt iedereen op zijn eigen manier aan offertes? → Omdat er geen duidelijke afspraken zijn over wie waarvoor verantwoordelijk is in het offertetraject en hoe je moet werken.
Waarom zijn er geen duidelijke afspraken? → Omdat iedere afdeling zijn eigen werkwijze heeft.
Waarom heeft elke afdeling zijn eigen werkwijze? → Omdat er nooit één gezamenlijke afspraak is gemaakt.
Waarom zijn er nooit gezamenlijke afspraken gemaakt? → Omdat het tot nu toe ‘voldoende werkte’ en er geen urgentie werd gevoeld om het proces te verbeteren.
Waarom werd er nooit eerder urgentie gevoeld? –> Omdat niemand zich verantwoordelijk voelt voor het proces.
De kernoorzaak is dus: een gebrek aan eigenaarschap en standaardisatie in het offertetraject.
Stap 4: verspilling elimineren
Na de overige oorzaken dieper geanalyseerd te hebben en de verspillingen gekwantificeerd, besluit het team te starten met het vastleggen van één duidelijke werkwijze voor het opstellen en goedkeuren van offertes. Ze spreken onder andere af dat:
er een offertesjabloon komt met vaste velden voor prijs, productinformatie en klantgegevens.
goedkeuringen verlopen enkel via het centrale digitale portaal in plaats van ook e-mail.
De acties die uitgevoerd moeten worden, worden geplaatst in de To Do-kolom van het To Do-Doing-Done bord en vervolgens stap voor stap opgepakt.
Resultaat
Na zes weken is de doorlooptijd van offertes gedaald van vier naar 2,5 dagen. Het aantal correctierondes is met 60% afgenomen en klanten reageren positiever op de snellere opvolging. Het team ervaart meer overzicht en minder frustratie. Vervolgens gaat het team aan de slag met de volgende verbetering uit de impact/effort-matrix om verspilling te elimineren.
In de yellow belt training leer je alles over de acht vormen van verspilling. Bijvoorbeeld:
Kijk meteen in onze agenda wanneer de komende yellow belt start!