Bij Lean People geloven we erin dat het vastleggen van processen ervoor zorgt dat het werk duidelijker is. Een flowchart helpt je daarbij. Het visualiseert een proces en maakt complexe informatie begrijpelijk.
Eerder heb je misschien al gelezen over wat de flowchart is en welke vormen je hierin terugziet. In deze blog vertellen we je:
Bij Lean People geloven we erin dat het vastleggen van processen ervoor zorgt dat het werk duidelijker is. Een flowchart helpt je daarbij. Het visualiseert een proces en maakt complexe informatie begrijpelijk. Hoe begin je? Bepaal eerst het doel van de flowchart. Wat wil je met je flowchart bereiken? Is het een werkinstructie? Of misschien wel een OCAP? Zorg dat je het doel helder hebt. Daarna bepaal je de processtappen. Welke activiteiten en beslissingen vinden er plaats in het proces? Als je deze in kaart hebt, zet je alle stappen op chronologische volgorde. Hiermee heb je de basis voor je flowchart.
Je basis staat en je gaat nu echt beginnen! In de vorige stap heb je alle processtappen, ook wel activiteiten en beslismomenten, in kaart gebracht. Wat je nu doet, is de verschillende vormen koppelen aan alles wat je eerder in kaart hebt gebracht. Eerst het begin en het eind. Wat is het begin van het proces? Komt er een signaal binnen in de vorm van een telefoontje of taak in het systeem? Zorg ervoor dat je precies opschrijft waar het proces mee begint. Dit koppel je aan de ronde vorm. Hetzelfde doe je voor het einde van het proces. De activiteiten noteer je in rechthoeken en de beslissingen in ruiten (ook wel: diamanten). Tot slot teken je pijlen tussen de vormen om de stroomrichting van het proces aan te geven. Door alle vormen op chronologische volgorde te verbinden heb je je flowchart gemaakt!
Het draait om meer dan alleen het vastleggen van processen. Het visueel aantrekkelijk maken is belangrijk. Waarom? Een aantrekkelijke flowchart is makkelijker te lezen en begrijpen. Kleurgebruik pas je makkelijk toe in je flowchart. Gebruik bijvoorbeeld verschillende kleuren voor verschillende soorten taken, bijvoorbeeld voor goedkeuringen door een manager of het beantwoorden van een mail door het secretariaat. Let wel op dat je niet te veel kleuren gebruikt. Een kleur moet echt iets toevoegen. Als je te veel kleur gebruikt kan het juist onoverzichtelijk worden. Voor specifieke taken kun je ook symbolen gebruiken. Denk aan een envelop, apenstaartje of telefoontje voor een brief, mailtje en telefonisch contact. Daarnaast is het variëren in de grootte van de vormen een optie. Hiermee geef je bijvoorbeeld aan welke taken meer tijd kosten dan anderen. Door deze visuele elementen slim in te zetten, is hij makkelijker te lezen en wordt de flowchart vaker gebruikt door je collega’s.
Je flowchart is klaar! Nu komt een belangrijke stap: het testen en verbeteren van de flowchart. Loopt het proces zoals het in de flowchart staat? Of toch anders? Zijn er knelpunten of onduidelijkheden? Die wil je tackelen! Wacht hier niet mee, maar doe het zo snel mogelijk. Als je lang wacht kan het gebeuren dat de knelpunten zich opstapelen en het een groot project wordt om de flowchart te verbeteren. Door snel te starten maak je het behapbaar. Verbeteringen kunnen variëren van het verduidelijken van stappen tot het aanpassen van kleurgebruik voor betere leesbaarheid. Vergeet niet om input te verzamelen van je collega’s. Verschillende perspectieven helpen om de flowchart te optimaliseren. Zeker de inzichten van de collega’s die je flowchart dagelijks tot wekelijks gebruiken. Het doel is niet alleen om een flowchart te maken, maar om er een te maken die voor iedereen werkt.
Hoewel een flowchart een fijn hulpmiddel is, zijn er enkele valkuilen. Een veelvoorkomende fout is het overslaan van stappen in het proces. Soms denken mensen ‘dat is zoiets kleins, dat zetten we er niet in’. Elke stap, hoe klein ook, is belangrijk om mee te nemen. Een andere valkuil is hem te complexe te maken. Hierdoor vinden mensen hem lastig te lezen en gebruiken ze hem niet. Probeer je flowchart dus zo eenvoudig en overzichtelijk mogelijk te houden. Tot slot wordt het testen en verbeteren van de flowchart wel eens overgeslagen. Het continu verbeteren van de flowchart zorgt ervoor dat hij steeds beter wordt. Als je de tips volgt en valkuilen vermijdt, ben je klaar om er zelf een te maken!
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.
Tijdens projecten verzamel je vaak veel data. Hoe ga je dat nu allemaal analyseren? En wat zegt die data je nou eigenlijk? De software van Minitab helpt je hierbij.
Waar moet je op letten als je gegevens over een proces gaat verzamelen? Een meetplan zorgt ervoor dat je dit zorgvuldig doet. In dit artikel helpen we je op weg en kun je een template downloaden om zelf aan de slag te gaan.