Project management kan best lastig zijn, vooral als je werkt aan grote projecten met veel mensen. Gelukkig zijn er allerlei handige tools en software die je kunnen helpen om alles op rolletjes te laten lopen. In deze blog leggen we je uit wat project management is, waarom het belangrijk is en geven we voorbeelden van handige tools om te gebruiken.
Project management gaat over het plannen, organiseren en beheren van taken en middelen om een specifiek doel te bereiken. Stel je voor dat je een groot feest wil organiseren. Je moet beslissen wat je nodig hebt, wie je gaat uitnodigen, waar je het feest houdt en wanneer alles moet gebeuren. Dit is in feite project management, maar dan op een kleine schaal. In een zakelijke context kan het gaan om het bouwen van een nieuw product, het starten van een marketingcampagne of het implementeren van een nieuw software systeem. Er zijn een hoop handige tools en software die je kunnen helpen met project management. In deze blog geven we je voorbeelden van project management tools.
Verschillende projectmanagement methoden, lees meer!
Er zijn veel verschillende tools en software die je kunt gebruiken om je te helpen bij projectmanagement. We bespreken een aantal: Trello, Slack, Microsoft Project en Monday.com.
Trello
Trello is één van onze favorieten! Zelf gebruiken we Trello iedere dag. Trello werkt met borden. Voor ieder project maak je een apart projectenbord aan. In de borden maak je verschillende lijsten. Hierop kun je kaartjes zetten. Deze kaartjes zijn bijvoorbeeld specifieke taken in een project zoals het uitvoeren van een stakeholderanalyse. De kaartjes versleep je heel makkelijk naar een andere lijst. Dit is handig als je met scrum werkt en lijsten hebt gemaakt met ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’. Ook kun je de kaartjes aan projectleden toewijzen en er data aanhangen. Dit maakt het daarom visueel heel overzichtelijk. Je merkt het misschien al, wij zijn fan 😉 Je kan makkelijk gratis een account aanmaken, dus probeer het vooral zelf uit!
Slack
Slack is een communicatieplatform dat speciaal is ontworpen voor teams. In Slack maak je kanalen aan voor verschillende projecten of onderwerpen, bijvoorbeeld voor het project voorraadbeheer. Alle teamleden die samenwerken aan het project voorraadbeheer voeg je toe aan het kanaal. In dit kanaal kunnen de teamleden makkelijk berichten sturen en bestanden delen. Ook kun je verschillende systemen koppelen aan Slack, zoals Trello en Asana. Je hoeft dan dus niet continu te wisselen tussen al je systemen, super handig! . Teamleden kunnen in deze kanalen berichten sturen, bestanden delen en samenwerken. Slack biedt ook integraties met veel andere tools, zoals Trello en Asana, waardoor je al je projectinformatie op één plek kunt vinden. Het helpt je dus om georganiseerd te blijven en he voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat in lange e-mail ketens.
Microsoft Project
Microsoft Project is een handige tool voor wat grotere en complexe projecten. Deze software helpt je om gedetailleerde projectplannen te maken. Je kan gebruik maken van tijdlijnen, Gantt charts en resourcebeheer. Je kan de resources koppelen aan taken in je project, dit vind je onder ‘resourcetoewijzing’. Hiermee krijg je inzicht in de kosten van een project. Daardoor zie je in een oogopslag of je nog binnen de marges zit of dat je extra resources nodig hebt, omdat de doorlooptijd van je project langer is dan gedacht. Zoals de naam misschien al weggeeft, is Microsoft Project simpel te koppelen aan andere Microsoft-software zoals Teams en Excel. In vergelijking met Trello en Slack vraagt Microsoft Project iets meer tijd en aandacht om het onder de knie te krijgen.
Meer over project management?Monday.com
Met Monday.com kun je verschillende werkruimtes aanmaken voor je projecten. Hieraan koppel je de status van projecten, zoals of ‘in uitvoering’ of ‘afgerond’. Deze statussen hebben een eigen kleur, zo is ‘in uitvoering’ geel en ‘afgerond’ groen, lekker visueel! Je kan naast de status kolommen toevoegen met vervaldatums, prioriteiten en verantwoordelijken. In één werkruimte worden vaak meerdere projecten toegevoegd. Deze projecten ken je toe aan een groep, de projectgroep. Zo zie je in één oogopslag welke projecten er in je organisatie lopen, wat de status is en wat doorlooptijd is.
Genoeg keuze dus! Maar wat past het best? Het kiezen van de juiste project management tools hangt af van verschillende factoren:
Een klantreis wordt ook wel een customer journey genoemd. Als je een klantreis doet, doorloop je het hele proces waar normaal gesproken een klant doorheen gaat. Bijvoorbeeld bij het kopen van een nieuwe auto.
Obeya is een veelgebruikte methode in organisaties. Het kan verschillende doelen hebben, zoals het uitvoeren van projecten, het verbeteren van samenwerking in teams of een snellere besluitvorming. Vaak worden hiervoor Obeya borden gebruikt.
Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.