De improve fase in een lean project

Eindelijk verbeteren

Continu verbeteren

Eindelijk verbeteren

In de improve fase van een lean project mag je eindelijk aan de slag met het verbeteren van je proces. Maar hoe pak je dat aan?

In dit artikel lichten we drie dingen toe waar je je op kunt richten:

  • Verspillingen elimineren
  • Variatie verminderen
  • Mensen en machines ontlasten

Lean projecten worden uitgevoerd volgens de DMAIC structuur. Dit betekent dat je eerst je probleem goed helder probeert te krijgen. Vervolgens breng je het proces waarin het probleem zich voordoet in kaart en analyseer je de knelpunten. En dan kun je eindelijk echt aan de slag met verbeteren!
Voor elk proces zijn er andere verbeteringen relevant. Toch zijn er bepaalde dingen waar je in de improve fase op kunt letten. Hieronder lichten we deze toe.

8 verspillingen

Verspillingen elimineren

Eén van de gebieden waar je naar kunt kijken zijn de acht verspillingen van lean. Dit zijn acht categorieën die je helpen om knelpunten in processen te herkennen. Deze acht zijn:

  1. Beweging (van mensen rondom het proces)
  2. Transport (vervoer van goederen)
  3. Wachten (op benodigdheden, goederen of informatie)
  4. Voorraad (van spullen of werk)
  5. Fouten (alles wat niet in één keer goed gaat)
  6. Talent (mensen die niet juist ingezet worden of talent dat niet benut wordt)
  7. Overproductie (teveel maken van iets)
  8. Overbewerking (meer handelingen uitvoeren dan nodig)

Het elimineren van verspillingen is een manier om je proces te verbeteren.

variatie

Variatie verminderen

Naast verspilling kun je in de improve fase ook kijken naar variatie in je proces. Het principe van variatie komt bij six sigma vandaan. Hierbij kijk je of iets de ene keer anders gaat dan de andere keer.

Voorbeelden van variatie:

  • Het versturen van een factuur duurt de ene keer drie en de andere keer tien dagen (variatie in doorlooptijd)
  • De ene medewerker doet zijn werk net iets anders uit dan de andere medewerker (variatie in uitvoering)
  • Een melding kun je doen door een mail te sturen, een digitaal formulier in te vullen, door te bellen of door bij iemand langs te lopen (variatie in toegangskanaal)

Door op zoek te gaan naar de oorzaken van variatie en deze te verwijderen, maak je het proces stabieler. En hoe stabieler, hoe beter.

Mensen en machines ontlasten

Een derde verbetergebied zit hem in het ontlasten van mensen en machines in het proces. Soms komt het voor dat de werkdruk onevenredig verdeeld is. Bepaalde mensen hebben het veel drukker dan anderen. Of je hebt te maken met een piekmoment in de werkzaamheden, bijvoorbeeld aan het einde van de maand als de salarissen betaald moeten worden.
Ook machines worden op sommige momenten te zwaar belast, waardoor ze kapot gaan. Denk aan een website die eruit knalt op het moment dat er te veel bezoekers zijn. Door een proces gelijkmatiger in te richten, verloopt het proces beter. Naast dat je mensen en machines ontlast is de doorstroom ook sneller. Wil je hier meer over weten, verdiep je dan eens in de ’theory of constraints’.

Tools voor de improve fase

Er zijn verschillende tools die je in de improve fase van een verbeterproject kunnen helpen om het proces te verbeteren. Dit zijn bijvoorbeeld 5S, een FMEA, of een poka yoke.

Green belt training

Green belt training volgen?

Wil je deze tools leren toepassen in jouw eigen verbeterprojecten? Kijk dan eens bij onze green belt training.

4, 11 en 18 september, 2, 9 en 16 oktober 2024
4, 11 en 18 november, 2, 9 en 16 december 2024
Of bekijk alle opties
De Roos van Leary: wat is het en hoe gebruik je het?
De Roos van Leary: wat is het en hoe gebruik je het?

Vaak zijn we in ons werk op zoek naar manieren om communicatie- en interactievaardigheden te verbeteren. Tijdens projecten zien we dat teams het lastig vinden om te communiceren. De Roos van Leary tool helpt je hierbij.

De voordelen van effectieve PMO
De voordelen van effectieve PMO

PMO staat voor Project Management Ondersteuning. Zoals het al eigenlijk zegt: het is een persoon die de projectmanager ondersteunt

Manieren om de stand-up meeting succesvol te laten verlopen
Manieren om de stand-up meeting succesvol te laten verlopen

Stand-up meetings, of daily stand-ups, zijn een onderdeel van de dagelijkse routine binnen veel organisaties. Ze bieden een oplossing voor snelle communicatie en probleemoplossing.

Alle artikelen bekijken