Typische HR-processen om te verbeteren met lean

Lean en HR

Op Human Resource afdelingen wordt steeds vaker met een lean ‘blik’ naar processen gekeken. Niet zo gek, want het zijn complexe processen die door de hele organisatie lopen. Inmiddels hebben we bij Lean People veel projecten op HR-afdelingen gedaan. Met plezier en succes!

In dit artikel vertellen we je:

Onze top 10 HR-processen om te verbeteren.
Welke verspillingen we regelmatig tegenkomen.
Hoe wij zelf onze HR-processen hebben ingericht.

Top 10 HR-processen

We horen vaak op HR-afdelingen dat ze niet goed weten hoe ze lean moeten toepassen. Maar bij Lean People hebben we de afgelopen jaren juist veel human resource processen verbeterd. Het zijn ontzettend geschikte processen om met de lean aanpak in kaart te brengen, verspillingen te benoemen en te optimaliseren.

Onze top 10 HR-processen om te verbeteren met lean:

Werving en selectie
Opstellen van een arbeidsovereenkomst
Preboarding
Onboarding
Uitdiensttreding/ offboarding
Declaraties
Roosteren
Verzuim en re-integratie
Detachering
Ontwikkeling en opleiding

Het verbeteren van deze processen levert ontzettend veel winst op. Denk aan kortere doorlooptijden en sneller een arbeidsovereenkomst. Minder herstelwerk op de HR-afdeling door het voorkomen van foute en onvolledige formulieren, meer kwaliteit in processen zoals onboarding. Dit levert tevreden collega’s op en voorkomt onnodig verloop en verzuim.

Wat is de lean aanpak en wat levert het op?

Lean management is een praktische manier om processen in organisaties te verbeteren. Dit doe je door eerst te kijken wat precies het probleem is. Wat is de reden dat een proces verbeterd moet worden? We nemen daarbij de klant van het proces als uitgangspunt.

Bij HR-processen zijn dit vaak leidinggevenden of medewerkers. Wat hebben zij nodig? Denk bijvoorbeeld aan een arbeidsovereenkomst voor een nieuwe medewerker: die wil je als leidinggevende vaak snel kunnen opsturen. Dan heb je als klant dus wensen ten aanzien van het proces.

De volgende stap is om te kijken hoe het proces op dit moment loopt. Waar zitten de verspillingen en knelpunten? Die analyseren we, om ze vervolgens op een hele praktische en resultaatgerichte manier aan te pakken. Zo verbeteren we stap voor stap processen en ben je in een organisatie continu aan het verbeteren.

Om nieuwe medewerkers bij het Erasmus MC snel een arbeidsovereenkomst te sturen, hebben we in dit project alle verspillingen en knelpunten uit het huidige proces gehaald. De doorlooptijd is verkort van een gemiddelde van 16 werkdagen naar 2 werkdagen.

Lees meer

Welke rol heeft HR?

In HR-processen komen we regelmatig knelpunten tegen. Het is best lastig om te bepalen in welke mate HR verantwoordelijk is voor het proces. Veel processtappen worden door leidinggevenden of medewerkers zelf uitgevoerd. Denk bijvoorbeeld aan processen waar HR afhankelijk is van juist ingevoerde informatie. Als dat niet gebeurt, is het onmogelijk om het proces in één keer goed uit te voeren.

Soms is HR ook meer de ‘ontwerper’ van het proces, maar hebben ze geen uitvoerende rol. Bijvoorbeeld bij verzuim. HR adviseert om bij verzuim het proces te volgen, maar de manager voert dit uit. Managers hebben tenslotte de verantwoordelijkheid over hun eigen medewerkers, HR is in dat geval meer faciliterend. Het is in veel organisaties de verantwoordelijkheid van HR om voor duidelijke en geoptimaliseerde processen te zorgen, zodat leidinggevenden en medewerkers goed weten wat ze zelf moeten doen.

Veel voorkomende verspillingen in HR-processen

Binnen lean management herkennen we acht verschillende vormen van verspilling. In HR-processen komen we veel fouten en (daardoor) overbewerking tegen. Vaak wordt er gebruik gemaakt van digitale personeelsinformatiesystemen. Omdat de inrichting meestal niet optimaal is, vindt er veel overbewerking plaats. Dit betekent dat je meer doet dan noodzakelijk.

Denk bijvoorbeeld aan:

Informatie op twee plekken vastleggen, in het digitale systeem en ergens op de schijf (of erger: nog op papier!).
Informatie dubbel uitvragen, bijvoorbeeld aan sollicitanten (die vullen hun NAW-gegevens in als ze online solliciteren, maar ook vaak bij een arbeidsvoorwaardengesprek en op verschillende formulieren die ze aanvullend moeten invullen).

Met fouten bedoelen we processtappen die niet in één keer goed worden uitgevoerd. Bijvoorbeeld het verwerken van onvolledige of incorrecte formulieren in het personeelsinformatiesysteem. Als dit leidt tot het ontdekken van de fout (de verkeerde of ontbrekende informatie) moet een indiensttredingsmelding of een aanvraag bij de bedrijfsarts weer opnieuw. In sommige gevallen wordt de fout niet ontdekt. Dan leidt het tot bijvoorbeeld het niet kunnen gebruiken van een personeelspas of account op de eerste werkdag. In beide gevallen erg vervelend! Liever doe je het in één keer goed.

HR bij Lean People

Ook bij Lean People zijn we bezig om HR-processen zo goed mogelijk in te richten. Zo hebben we het werving- en selectieproces volledig verbeterd op basis van eerdere ervaringen en doorloopt iedere sollicitant een vaste procedure. Alleen zo kunnen we een goede keuze maken.

Daarna maken we een feest van de preboardingperiode met bloemen, champagne en een e-book om alvast te lezen. Ook mag je kiezen voor een laptop naar keuze die we vervolgens helemaal voor je inrichten, inclusief wachtwoorden en snelkoppelingen naar al onze systemen. Je agenda is al gevuld zodat je tijdens je onboarding precies weet waar je aan toe bent. Voor het eerste jaar hebben we het hele onboarding programma uitgewerkt in Trello zodat je zelf aan de slag kan met je eigen ontwikkeling. Ons verzuimbeleid staan op twee A4-tjes. Kortom, Lean (People) en HR: een top combinatie!