Manieren om de stand-up meeting succesvol te laten verlopen
Een succesvolle
stand-up meeting
Auteur: Suzanne Hulstein
Publicatiedatum: 08-05-2024
Auteur: Suzanne Hulstein
Publicatiedatum: 08-05-2024
Oké, we merken dat termen als ‘agile’ en ‘scrum’ niet in elke Nederlandse organisatie even goed landen. In de categorie hippe managementtermen, voegen we er graag nog één aan toe: de stand-up meeting, of de daily stand-up. Krijg je hier ook de kriebels van?
Misschien overtuigen we je wel dat er een manier is om minder te vergaderen, meer gedaan te krijgen én gezonder te worden. Dit allemaal met een tijdsinvestering van slechts 5 tot 10 minuten per dag!
Stand-up meetings, of daily stand-ups, zijn een onderdeel van de dagelijkse routine binnen veel organisaties. Ze bieden een oplossing voor snelle communicatie en probleemoplossing. Om tot een succesvolle implementatie te komen, nemen we je mee in vijf belangrijke stappen:
De twee randvoorwaarden voor de stand-up zijn makkelijk: een locatie en een tijdstip. Voor het tijdstip is het logisch om het ergens aan het begin van de dag te doen, het heet niet voor niets een daily stand-up. Het is hierbij handig om een tijdstip te kiezen waarbij zo veel mogelijk mensen aanwezig kunnen zijn. In sommige organisaties is het niet mogelijk dat iedereen tegelijk aanwezig is, als er bijvoorbeeld al een afdeling, balie of winkel bemand moet worden. Het is dan logisch dat een paar mensen niet bij de meeting aanwezig zijn.
Qua locatie is het aan te raden om een plek te kiezen die makkelijk te bereiken is voor iedereen. Afhankelijk van het type werkzaamheden kan de meeting natuurlijk ook online, wat maar werkt voor jullie!
Start altijd op het afgesproken tijdstip, ongeacht of iedereen aanwezig is. Dit moedigt punctualiteit aan en respecteert de tijd van degenen die op tijd zijn. Dat klinkt misschien niet heel aardig, maar voor een succesvolle implementatie is dit wel belangrijk. Iedereen leert hierdoor dat de meeting echt start op het afgesproken tijdstip, waardoor dit de norm wordt. Als dit niet gebeurt, zie je toch vaak dat mensen steeds later komen en het beginpunt steeds meer verschuift. Hiermee raakt de meeting niet meer z’n doel.
Verder is het afbakenen van de tijd minsten zo belangrijk als de starttijd. Afspraak = afspraak, de meeting duurt niet langer dan 10 minuten. Hierdoor maken mensen er altijd even tijd voor, want 10 minuten kan iedereen wel even vrij maken. Ook gaat het effect ervoor zorgen dat de tijd steeds duidelijker afgebakend wordt, het is namelijk veel effectiever als de meeting niet uitloopt.
Lees meer: de kwaliteiten van een succesvolle projectmanagerFocus tijdens de meeting op drie vragen: Wat heb ik gedaan? Wat ga ik doen? Welke obstakels staan in de weg? Deze vragen houden de meeting gefocust en productief. Door dit elke dag te doen, ontstaat er heel snel een fijne structuur. Iedereen is op de hoogte van elkaars werkzaamheden en vooral: bijzonderheden. Hierdoor hoef je gedurende de dag niet meer af te stemmen en kom je zelden voor verrassingen te staan. Ook zie je dat er minder ad hoc vragen worden gesteld, omdat iedereen leert dat de stand-up meeting altijd ruimte geeft om knelpunten te bespreken. Inhoudelijk ga je tijdens de meeting niet in op de knelpunten, je spreekt dan af dat degene die jou het beste kan helpen even na de meeting naar je toe komt.
Een goede stand-up meeting heeft niet echt een leider nodig. Toch is het, vooral in het begin, handig om iemand aan te wijzen die de sessie leidt. Dit kan een roulerende rol zijn, zo gaat niemand achterover leunen en pakt iedereen zo nu en dan deze verantwoordelijkheid. De leider faciliteert vooral de meeting, door goed de tijd te bewaken. Hierdoor komt iedereen aan de beurt en loopt de meeting niet uit.
Lean People loves visueel werken en ook hierbij is dat echt iets wat het succes van de meeting vergroot. Door de werkzaamheden visueel inzichtelijk te maken, wordt de voortgang ook meteen heel duidelijk. Schrijf de taken op een post-it, plak dit op een bord en verschuif de taken die zijn afgerond naar ‘done’. Hierdoor zie je wat er op tijd is afgemaakt en waar eventueel obstakels zijn ontstaan. Hierdoor heb je minder tijd nodig om dingen toe te lichten, want het is al visueel gemaakt. Ook maakt het de meeting interactiever en actiever, omdat iedereen zo een bijdrage levert. Dit kan natuurlijk ook op een online bord.
Daarnaast: ga staan! Hierdoor is de meeting actief en korter. Iedereen kan zich beter concentreren en het is nog gezond ook.
Stand-up meetings zijn een goed middel voor effectieve communicatie en snelle probleemoplossing in je organisatie. Door het volgen van de bovenstaande stappen, zul je zien dat er minder vergaderingen nodig zijn. Ons advies is om, maar gewoon te starten en te accepteren dat de eerste meeting niet meteen perfect is. Door het elke keer te blijven evalueren, word je als team steeds beter. Gewoon blijven evalueren en volhouden, dan zal het effect ook snel voelbaar worden.
