Medewerkers meenemen in een nieuwe werkwijze

Als een proces wordt verbeterd en een werkwijze wordt veranderd, moeten collega’s opeens nadenken over werkzaamheden die daarvoor misschien wel routinematig werden uitgevoerd. Dit ervaren we als ongemak en we zijn bang om fouten te maken.

Stel je voor dat je je sleutels altijd op een kastje naast de voordeur bewaart. Je besluit het kastje te verplaatsen naar de slaapkamer en je sleutels voortaan te bewaren in je tas. De eerst volgende keer dat je de deur uit gaat zal je automatisch naar het kastje lopen om je sleutels te pakken. Dit is ‘gewoontegedrag’, je bent zo geprogrammeerd. Pas daarna zal je beseffen dat je sleutels niet meer daar liggen en bedenken dat ze al in je tas zitten. Dus als het lijkt alsof je collega’s je tegenwerken of niet mee willen doen, bedenk dan dat dit komt doordat je ze vraagt hun gedrag te veranderen.

Hoe zorgen ik voor borging van de nieuwe werkwijze?

Voor het borgen van een nieuwe werkwijze is herhaling nodig. Zorg daarom voor een prikkel die mensen herinnert aan de nieuwe werkwijze. Spreek af met elkaar vanaf welk moment je de nieuwe werkwijze volgt. Vanaf dit moment bouw je prikkels in, die jou en je collega’s herinneren aan het nieuwe gedrag.

Hang bijvoorbeeld een briefje op een logische plek, bespreek tijdens de dagstart het nieuwe proces, maak eventuele nieuwe resultaten visueel. Mensen moeten constant herinnerd worden aan de nieuwe werkwijze.

Daarnaast is het goed om regelmatig te evalueren en bij te sturen. Een goed idee of verbetering is niet meteen af, of klaar, er is ruimte nodig om het bij te schaven. Bespreek samen welke belemmeringen jullie nog ervaren die het nieuwe gedrag lastig maken. En last but not least, we zeggen dit vaker: vier successen! Laat zien wat je heb bereikt en vier dit, dan blijft iedereen enthousiast en gemotiveerd.