Hoe betrek je collega’s bij een procesverandering? Een belangrijk onderdeel bij het verbeteren van een proces is het betrekken van medewerkers in dit traject. In dit artikel vertellen we je hoe je dat kunt doen.
In elke training krijgen we de vraag: “hoe kan ik medewerkers meenemen in een nieuwe werkwijze”? Een terechte vraag, want dat is ook heel moeilijk! Als je met lean bezig gaat zie je opeens overal mogelijkheden voor verandering en oplossingen voor problemen. Maar jouw collega’s zijn daar misschien niet mee bezig en vragen zich af waarom het allemaal anders moet.
In deze blog nemen we je mee in drie vragen die je als projectleider of medewerker vast wel herkend. We vertellen je hoe je daar mee om kan gaan en wat je kan doen om je collega’s ook enthousiast te maken zodat je ze uiteindelijk kunt meenemen in de nieuwe werkwijze.
Dat lijkt niet alleen zo, dat is zo! Maar: mensen kunnen daar niets aan doen. Op het moment dat jij een proces gaat verbeteren waarin je met meerdere collega’s werkt, ga je een werkwijze veranderen. Je vraagt dus van je collega’s of zij hun oude werkwijze (en gewoontes) los kunnen laten. Dus eigenlijk vraag je of ze hun gedrag willen veranderen. En weerstand is een primaire en logische reactie op gedragsverandering. Ons brein is namelijk geneigd om de weg van de minste weerstand te kiezen en daarmee fouten of ongemak te vermijden.
Als een proces wordt verbeterd en een werkwijze wordt veranderd, moeten collega’s opeens nadenken over werkzaamheden die daarvoor misschien wel routinematig werden uitgevoerd. Dit ervaren we als ongemak en we zijn bang om fouten te maken. Stel je voor dat je je sleutels altijd op een kastje naast de voordeur bewaart. Je besluit het kastje te verplaatsen naar de slaapkamer en je sleutels voortaan te bewaren in je tas. De eerst volgende keer dat je de deur uit gaat zal je automatisch naar het kastje lopen om je sleutels te pakken. Dit is ‘gewoontegedrag’, je bent zo geprogrammeerd. Pas daarna zal je beseffen dat je sleutels niet meer daar liggen en bedenken dat ze al in je tas zitten. Dus als het lijkt alsof je collega’s je tegenwerken of niet mee willen doen, bedenk dan dat dit komt doordat je ze vraagt hun gedrag te veranderen.
Het belangrijkste is dat mensen zelf gemotiveerd zijn om hun gedrag te veranderen. Ze moeten zelf inzien dat jouw idee voor het verbeteren van een proces een goed idee is. Of dat jouw idee ze iets op gaat leveren, zoals meer kwaliteit of meer tijd. Als je dus wil dat je collega’s mee gaan in de verandering, moet je ze meenemen in de nieuwe werkwijze. Door ze inspraak te geven en hun ideeën mee te nemen, is de kans groot dat ze zelf ook enthousiast raken. Het is voor een eerste project aan te raden om een probleem te kiezen waar iedereen last van heeft. Hierdoor zal iedereen blij zijn dat je dit op gaat pakken en zijn je collega’s dus al gemotiveerd.
Voor een volgend lean project heb je jezelf dan al populair gemaakt 😉 en zullen ze automatisch meer vertrouwen in deze aanpak hebben. Daarnaast is het handig om tijdens je verbeterproject zo veel mogelijk te laten zien wat je aan het doen bent. Je kunt bijvoorbeeld op een centrale plek een verbeterbord ophangen en regelmatig een nieuwsbrief rondsturen. Hierdoor kunnen je collega’s al wennen aan het idee dat er iets gaat veranderen en krijgen ze zelf ook goede ideeën die ervoor zorgt dat jij medewerkers kunt meenemen in een nieuwe werkwijze!
Zorg voor een prikkel die mensen herinnert aan de nieuwe werkwijze. Spreek af met elkaar vanaf welk moment je de nieuwe werkwijze volgt. Vanaf dit moment bouw je prikkels in, die jou en je collega’s herinneren aan het nieuwe gedrag. Hang een briefje op een logische plek, bespreek tijdens de dagstart het nieuwe proces, maak eventuele nieuwe resultaten visueel. Mensen moeten constant herinnerd worden aan de nieuwe werkwijze. Daarnaast is het goed om vaak te evalueren. Een goed idee of verbetering is niet meteen af, of klaar, er is ruimte nodig om het bij te schaven. Bespreek welke belemmeringen jullie nog ervaren die het nieuwe gedrag lastig maken. En last but not least, we zeggen dit vaker: vier successen! Laat zien wat je heb bereikt en vier dit, dan blijft iedereen enthousiast en gemotiveerd.
Wil jij niet alleen leren hoe je verbeteringen kunt doorvoeren binnen je organisatie, maar ook je mensen daarbij betrekt? Dan is de green belt training wat voor jou? Bekijk voor een volledig overzicht van onze trainingen de trainingspagina.
Een succesvolle lean transformatie vraagt om inspirerend lean leiderschap. In dit artikel lees je hoe je hiermee aan de slag gaat.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.