Procesoptimalisatie met lean six sigma

Wat is lean six sigma?

Stel je eens voor, soepele processen, zonder fouten. Geen wachttijden en alleen maar tevreden klanten. Dat is uiteindelijk het doel van lean six sigma. Twee verschillende methodes, die samen heel goed blijken te werken. Juist voor procesoptimalisatie. Een combinatie van lean, gericht op effectiviteit en efficiëntie en six sigma, dat variatie in processen vermindert. Samen vormt dit een duo waarmee je tot duurzame, continue verbetering komt.

Lean management is het gedachtegoed dat zich heeft ontwikkeld binnen Toyota en jaren later is overgenomen door vele andere organisaties. Het is een organisatiecultuur waarin het de normaalste zaak van de wereld is om je werk elke dag een beetje beter te doen, aangevuld met allerlei tools en technieken die je hierbij kunt gebruiken. Six sigma komt uit de hoek van kwaliteitsmanagement – ontstaan bij Motorola – en probeert de variatie in processen aantoonbaar te verminderen, vaak door het verzamelen en analyseren van data. Het is een projectmatige aanpak die erg goed combineert met de lean denkwijze.

Met lean creëer je processen zonder fouten en zorg je voor ‘just in time’-management: leveren wat de klant wil, op het moment dat de klant het wil. Als je dit beheerst, kan je six sigma toepassen om nog beter grip te krijgen op variatie in je proces. Door het constant verminderen van je variatie, wordt je proces steeds voorspelbaarder. Hiermee kan je de klanttevredenheid nog enorm verhogen. Voorbeeld: een online winkel maakt reclame met de slogan ’gemiddeld leveren we binnen 2 dagen!’. Dat betekent dat ze een marge hanteren van 1 tot 3 dagen levertijd, want het gemiddelde van 1 en 3 = 2 dagen. Als ik dan net die klant ben die binnen 3 dagen een pakketje ontvangt, word ik toch ontevreden. Want ze zouden toch binnen 2 dagen leveren? Onthoud dus: klanten voelen niet het gemiddelde, ze voelen variatie.

De voordelen van procesoptimalisatie

Procesoptimalisatie klinkt misschien als een stoffige term, maar denk eens aan alle voordelen die het met zich meebrengt. Na een project werkt alles soepeler, net als een goed geoliede machine. Medewerkers en klanten zijn hierdoor veel meer tevreden. Je creëert tijd en bespaart ook nog eens kosten. Twee dingen die je weer kan investeren in het verbeteren van nog meer processen.

Door lean en lean six sigma toe te passen, zeg je eigenlijk gedag tegen verspillingen en hallo tegen efficiëntie. Het team wordt productiever, de sfeer verbetert en, het beste van alles, je houdt meer tijd over. Vervolgens blijft er nog altijd variatie in processen bestaan, want mensen hebben een andere werkwijze of de dag van de week heeft invloed op de uitkomst. Met six sigma krijg je meer grip op deze variatie en onderzoek je hoe je nog stabieler je dienst of product gaat leveren.

Lean six sigma wordt vaak geassocieerd met het snijden in kosten, maar dat is nooit de bedoeling. Het gaat om het vergroten van de kwaliteit en het verminderen van variatie. En ja, daardoor bespaar je zeker kosten.

Lean six sigma stappenplan voor succes

Wij houden niet van ‘zomaar’ iets doen. Dat is ook niet lean, want hoe weet je dan dat je het juiste doet? Daarom is er een stappenplan voor lean six sigma, een soort richtlijn voor procesverbetering. Wij volgen de DMAIC structuur, afkomstig uit six sigma maar ook heel goed toepasbaar bij lean.

Eerst, definieer je wat er speelt. Wat is het probleem? Wat willen we bereiken? Daarna meet je de huidige prestaties van het proces. Hoe gaat het nu? Je maakt het proces echt meetbaar. Hierna analyseer je de verzamelde gegevens om de knelpunten te ontdekken. Dan komt het leuke deel: eindelijk echt verbeteren! Op basis van je analyse is het duidelijk waar het probleem ligt en wat je aan moet pakken. Tot slot richt je je op de boring, je zorgt ervoor dat je evalueert en het verbeterde in stand wordt gehouden.

Toekomst van procesoptimalisatie

De komende jaren komt er nog veel op ons af: met name een personeelstekort. Als je een personeelstekort hebt, kan je twee dingen doen. Je zoekt nieuw personeel of je kijkt of je werk slimmer in kan richten. Je doet dan hetzelfde werk, met minder mensen, zonder harder te werken. Deze laatste oplossing is goedkoper en duurzamer. Want waarom met meer mensen onlogisch werk uitvoeren als het makkelijker kan? Met lean six sigma kom je op een gestructureerde manier tot die oplossing.

Zelf aan de slag met procesoptimalisatie?

Met de 6-daagse green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren. Het resultaat: minder verspilling en meer werkplezier. 😊