Project management: wat is het?

1. Projectinitiatie

In de eerste fase wordt een projectcharter opgesteld. Een project charter beschrijft in het kort het project, waaronder de doelstelling, kosten, baten en een geschatte tijdlijn. Dit helpt bij het vaststellen van projectdoelen en randvoorwaarden en zorgt ervoor dat het projectteam en de stakeholders goed geïnformeerd zijn. Wil je meer weten over het opstellen van een projectcharter? Lees onze blog hierover: Een Perfecte Project Charter.

Voorbeeld: De projectcharter benoemt het probleem van lange wachttijden bij de registratie van patiënten, wat leidt tot patiëntontevredenheid en inefficiëntie. De doelstelling is om wachttijden met 30% te verminderen door een snellere registratieprocedure te implementeren.

2. Projectplanning

In de projectplanningsfase worden gedetailleerde plannen gemaakt om het project succesvol uit te voeren. Denk dan aan het opstellen van een gedetailleerde tijdlijn en het bepalen van het budget. De projectmanager zorgt er hierbij voor dat de plannen goed zijn doordacht en anticipeert op mogelijke obstakels en risico’s.

Voorbeeld: de projectplanning omvat het onderzoeken en ontwerpen van een nieuwe registratieprocedure, het selecteren van benodigde software en het trainen van personeel. De planning omvat twee weken voorbereiding en vier weken voor implementatie en training. Het budget dekt de software, de training voor personeel en de personeelskosten van het projectteam.

3. Projectuitvoering

In deze fase worden de activiteiten uitgevoerd zoals beschreven in de planning. De projectmanager coördineert de uitvoering van de taken, lost eventuele problemen op en moedigt het team aan om op koers te blijven.

Voorbeeld: Het team implementeert de nieuwe registratieprocedure en biedt training aan de medewerkers om hen vertrouwd te maken met het nieuwe systeem. Gedurende de uitvoeringsfase worden de nieuwe processen in gebruik genomen en wordt het personeel begeleid bij eventuele aanpassingen.

4. Projectmonitoring

Tijdens de uitvoering is het belangrijk om de voortgang te monitoren en te controleren. Dit omvat het bijhouden van de voortgang ten opzichte van de tijdlijn en het budget, en het oplossen van eventuele problemen die opduiken.

Voorbeeld: de projectmanager verzamelt gegevens over de wachttijden en feedback van patiënten en medewerkers. Als de nieuwe procedure niet de verwachte resultaten oplevert, worden aanpassingen doorgevoerd. Regelmatige voortgangsrapportages worden gebruikt om te beoordelen of de implementatie volgens plan verloopt.

5. Projectafsluiting

In de laatste fase wordt het project afgerond. De resultaten van het project worden opgeleverd, vastgelegd en beoordeeld. De projectmanager is hierbij verantwoordelijk voor het coördineren van deze taken en ervoor te zorgen dat de projectdoelen worden behaald.

Voorbeeld: na de implementatie worden resultaten geëvalueerd door wachttijden te meten en feedback te verzamelen. Het project wordt afgesloten met een rapport over behaalde resultaten.

Waarom is het belangrijk?

Projectmanagement is essentieel omdat het ervoor zorgt dat projecten:

• Op tijd worden afgerond;
• Binnen het budget blijven;
• Voldoen aan de verwachtingen;
• Voldoen aan de kwaliteitsnormen.

Zonder project management kunnen projecten chaotisch verlopen, worden deadlines gemist, lopen kosten uit de hand en worden de beoogde resultaten niet behaald. Projectmanagement minimaliseert deze risico’s door continu toezicht te houden en waar nodig bij te sturen.

Harde Vaardigheden

1. Projectplanning: het opstellen van een gedetailleerd projectplan vereist sterke planningsvaardigheden. Een projectmanager moet in staat zijn om taken en mijlpalen duidelijk te definiëren en prioriteiten te stellen. Dit is belangrijk om deadlines te behalen en ervoor te zorgen dat het project binnen de vastgestelde tijd en budget blijft.
2. Kostenbeheer: het beheren van projectkosten is nodig binnen project management. Een projectmanager moet een gedetailleerd budget kunnen opstellen, uitgaven kunnen monitoren de budgetstatus kunnen controleren.
3. Risicomanagement: binnen project management moeten eventuele risico’s worden geïdentificeerd. Dit houdt in dat een projectmanager een risicomanagementplan kan opstellen, met als doel snel te kunnen reageren op onvoorziene omstandigheden. Dit plan helpt om risico’s vooraf te herkennen en vroegtijdig maatregelen te kunnen nemen.