Een perfecte project charter
In zes stappen
In een lean six sigma project gebruiken we een project charter in plaats van een projectplan. Dit ziet er anders uit dan een ’traditioneel’ projectplan, omdat de oplossing waar je naartoe werkt, op voorhand nog niet bekend is. Daarom heeft het ook weinig nut om van tevoren een uitgebreid projectplan te schrijven.
In dit artikel vertellen we je:
De project charter is een stuk papier met een aantal ‘blokken’ erop. In deze blokken zet je beknopt de informatie over jouw project. Dat doe je aan begin van je project in de define fase.
De project charter kun je in eerste instantie prima op een flip-over invullen. Je schrijft de informatie dan op post-its, want de ervaring is dat je dit eerst een aantal keer verder zal aanscherpen. Zo kun je dit gemakkelijk met je projectteam uitwerken en de project charter steeds verder aanscherpen. Je kunt je project charter dan later ook digitaal invullen als je dat handig vindt.
Er is geen vast format voor een project charter. Maar een aantal zaken zijn toch wel handig om in ieder geval te vermelden. De onderstaande zes stappen doorloop je in ieder geval:
Geef je project een relevante en korte titel.
Hier beschrijf je waarom je met dit project gaat starten. Is de werkdruk erg hoog? Zijn de klanten ontvreden? Lopen de patienten een risico? Stijgen de kosten? Probeer dit zoveel als je kunt al meetbaar te maken. Ga daarvoor ook kijken, luisteren en meelopen op de wervloer. Zo krijg je echt goed begrip van het probleem en kun je de aanleiding nog beter beschrijven. Kortom; waarom dit en waarom nu?
Aan welk (deel van het) proces ga je sleutelen? Een handige tool om dit uit te werken is de SIPOC.
Vanuit de aanleiding en scope bepaal je wat je gaat bereiken. Bijvoorbeeld het verlagen van het % uitval of het verkorten van de doorlooptijd van het proces. Zorg dat je doelstelling SMART is, zodat je aan het einde van het project echt kunt toetsen of je deze gehaald hebt.
Wie ga je betrekken in dit project? Liefst zo concreet mogelijk. Hierbij dus geen functies, maar namen!
Zorg dat er een opdrachtgever is die tekent voor akkoord. Zonder akkoord kun je niet starten. Wie in de organisatie heeft er belang bij dat je het probleem (zoals je hebt beschreven bij de aanleiding) gaat oplossen? Wie zorgt ervoor dat er mensen worden vrijgemaakt om hier tijd aan te besteden? En wie ‘verkoopt’ jouw project in de organisatie? Deze persoon is jouw opdrachtgever en tekent voor akkoord op:
Heb je naast de bovenstaande onderwerpen nog behoefte aan andere informatie op de project charter? Vul gerust aan! Zorg er alleen wel voor dat het een overzichtelijk document blijft. Ook kun je de project charter gedurende het project aanpassen, vaak gebeurt dit omdat je door voortschrijdend inzicht het probleem nog beter gaat begrijpen. Zorg wel dat je dit altijd afstemt met de opdrachtgever. Een volgende stap in het DMAIC verbeterproject is het maken van de value stream map van het proces.
Wil je leren hoe je op jouw afdeling met een project charter aan de slag kan? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.
TIM WOODS is het acroniem van de acht verspillingen die we kennen in het lean gedachtegoed. Spoor TIM WOODS op en verbeter processen door de verspillingen te elimineren!
Door lean en agile toe te passen word je een wendbare en efficiënte organisatie. Hierdoor kom je als organisatie veel sneller tot nieuwe ontwikkelingen en wordt innoveren steeds makkelijker. De combinatie van beide levert dus veel innovatievoordelen op!
Kanban is een tool om werk visueel te maken waardoor de flow inzichtelijk wordt. Hierdoor zie je direct waar acties nodig zijn óf waar het werk zich ophoopt. Een simpele, maar krachtige techniek om te gebruiken in processen.