Een perfecte project charter

In zes stappen

In een lean six sigma project gebruiken we een project charter in plaats van een projectplan. Dit ziet er anders uit dan een ’traditioneel’ projectplan, omdat de oplossing waar je naartoe werkt, op voorhand nog niet bekend is. Daarom heeft het ook weinig nut om van tevoren een uitgebreid projectplan te schrijven. In dit artikel:

  • Leggen we uit wat een project charter is
  • Laten we zien wat erin staat
  • Download je een template van een project charter

Wat is een project charter?

De project charter is een stuk papier met een aantal ‘blokken’ erop. In deze blokken zet je beknopt de informatie over jouw project. Dat doe je aan begin van je project in de define fase.

De project charter kun je in eerste instantie prima op een flip-over invullen. Je schrijft de informatie dan op post-its, want de ervaring is dat je dit eerst een aantal keer verder zal aanscherpen. Zo kun je dit gemakkelijk met je projectteam uitwerken en de project charter steeds verder aanscherpen. Je kunt je project charter dan later ook digitaal invullen als je dat handig vindt.

Wat staat erin?

Er is geen vast format voor een project charter. Maar een aantal zaken zijn toch wel handig om in ieder geval te vermelden. De onderstaande zes stappen doorloop je in ieder geval:

  1. Titel: geef je project een relevante en korte titel.
  2. Aanleiding: hier beschrijf je waarom je met dit project gaat starten. Is de werkdruk erg hoog? Zijn de klanten ontvreden? Lopen de patienten een risico? Stijgen de kosten? Probeer dit zoveel als je kunt al meetbaar te maken. Ga daarvoor ook kijken, luisteren en meelopen op de wervloer. Zo krijg je echt goed begrip van het probleem en kun je de aanleiding nog beter beschrijven. Kortom; waarom dit en waarom nu?
  3. Scope van je project: aan welk (deel van het) proces ga je sleutelen? Een handige tool om dit uit te werken is de SIPOC.
  4. Projectdoelstelling: vanuit de aanleiding en scope bepaal je wat je gaat bereiken. Bijvoorbeeld het verlagen van het % uitval of het verkorten van de doorlooptijd van het proces. Zorg dat je doelstelling SMART is, zodat je aan het einde van het project echt kunt toetsen of je deze gehaald hebt.
  5. Het team: wie ga je betrekken in dit project? Liefst zo concreet mogelijk, dus geen functies maar namen!
  6. Akkoord: zorg dat er een opdrachtgever is die tekent voor akkoord. Zonder akkoord kun je niet starten. Wie in de organisatie heeft er belang bij dat je het probleem (zoals je hebt beschreven bij de aanleiding) gaat oplossen? Wie zorgt ervoor dat er mensen worden vrijgemaakt om hier tijd aan te besteden? En wie ‘verkoopt’ jouw project in de organisatie? Deze persoon is jouw opdrachtgever en tekent voor akkoord op:
    • Het juiste probleem
    • De juiste scope
    • De juiste doelstelling
    • Het juiste team

Project charter af?

Heb je naast de bovenstaande onderwerpen nog behoefte aan andere informatie op de project charter? Vul gerust aan! Zorg er alleen wel voor dat het een overzichtelijk document blijft. Ook kun je de project charter gedurende het project aanpassen, vaak gebeurt dit omdat je door voortschrijdend inzicht het probleem nog beter gaat begrijpen. Zorg wel dat je dit altijd afstemt met de opdrachtgever. Een volgende stap in het DMAIC verbeterproject is het maken van de value stream map van het proces.

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Samenwerken en presteren
Samenwerken en presteren

Goede samenwerking is essentieel voor het verbeteren van processen. Daarom is het belangrijk je ook te richten op de onderlinge verhoudingen in een team. De piramide van Lencioni is een praktisch model dat helpt om de juiste stappen te zetten.

Een goede projectdoelstelling
Een goede projectdoelstelling

Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.

Gemba walk
Gemba walk

In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je een gemba walk doet. Op deze manier doorloop je het proces, ontdek je wat er wel en niet goed gaat en kun je meteen aan de slag met verbeteren.

Alle artikelen bekijken