Werkprocessen verbeteren: hoe doe je dat?

Werkprocessen verbeteren

Werkprocessen verbeteren? Begin vandaag nog! Inefficiënte werkprocessen, waarin veel misgaat, op elkaar gewacht wordt en veel wordt vergaderd: dat herken je vast wel in je eigen organisatie. De behoefte aan mensen die dit kunnen verbeteren is dan ook groot!

Maar vaak implementeren we te snel datgene waarvan we denken ‘dat het de oplossing is’, waardoor processen eigenlijk alleen maar complexer worden. Want de oplossing is dan bijvoorbeeld een extra processtap, controle of vergadering, om te voorkomen dat het probleem zich opnieuw voordoet. Kan dat ook anders? Jazeker!

In dit artikel vertellen we je:

Wat werkprocessen zijn.
Hoe je werkprocessen verbetert.
Wat de ultieme tips zijn voor resultaat

Wat zijn werkprocessen?

Werkprocessen (of processen) kom je in iedere organisatie tegen. Ze bestaan uit stappen (activiteiten) die in een bepaalde volgorde worden uitgevoerd met een specifiek resultaat als doel.

Primaire processen zijn de meest belangrijke processen in een organisatie. Bij een schoonmaakbedrijf is dat schoonmaken, bij een onderwijsinstelling lesgeven en bij de gemeente is dat zorgen dat inwoners goed kunnen (samen)leven.

Naast primaire processen zijn er ook ondersteunende en bestuurlijke processen. Deze processen zorgen ervoor dat er voldoende mensen, middelen en andere zaken (zoals strategie en beleid) zijn, om de primaire processen goed uit te voeren.

Processen zijn dus activiteiten die herhaaldelijk in een organisatie worden uitgevoerd.

Geschiedenis van processen

Processen ontstaan altijd in simpele vorm. Als je bijvoorbeeld heel ver teruggaat in de tijd, dan werd een zwaard gesmeden door een smid. De smid deed zowel de sales, als de marketing, als de administratie en de HR-zaken van zijn eigen bedrijf. Processen waren simpel en overzichtelijk en werden voor een groot deel door dezelfde persoon uitgevoerd.

In de loop der jaren zijn processen steeds complexer geworden. Werk werd opgesplitst en verdeeld over verschillende mensen en afdelingen. Hoe groter een organisatie, hoe complexer de processen.

Wanneer er iets misgaat, wordt er vaak een extra controle in het proces toegevoegd. Een manager gaat de uitgaande facturen controleren, omdat er ooit een foutje is gemaakt. Zo voegen we steeds kleine stapjes toe aan het proces. Hierdoor wordt het langzaam ingewikkelder, groter en stroperiger. En niemand vraagt zich af of het écht nodig is..

Waarom werkprocessen verbeteren?

Processen zijn dus complex. En omdat de frequentie waarmee je werkprocessen uitvoert heel hoog is én de hoeveelheid tijd die het je kost ook, is er waanzinnig veel verbeterpotentieel.

Bijvoorbeeld: Je werkt op de personeelsadministratie van een groot bedrijf met meer dan 1500 medewerkers. Indiensttredingen en contractwijzigingen zijn werkprocessen die je met grote regelmaat uitvoert. Je schat in dat je zeker 70% van je werkweek bezig bent met deze mutaties in jullie personeelssysteem. Dit geldt ook voor jouw twaalf collega’s.

Als er veel winst in deze inefficiënte processen te behalen is, door incomplete aanlevering van gegevens, onnodige controles en het overtypen van formulieren in het systeem te voorkomen, dan is er dus super veel (tijds)winst te behalen! En kun je nagaan wat dit met het werkplezier gaat doen!

Hoe verbeter je werkprocessen?

Een makkelijke manier om werkprocessen te verbeteren, is door te kijken naar de verspillingen die je in processen tegenkomt.

Maar wil je echt duurzaam verbeteren, start dan een DMAIC-project. Als green belt leer je hoe je zo’n project leidt en werkprocessen kunt optimaliseren. Je begint met het onderzoeken van het probleem en het afbakenen van de opdracht. Vraag jezelf af: wat is het grootste probleem dat ik nu ga oplossen?

Vervolgens breng je dit deel van het proces volledig in kaart, inclusief alle processtappen, verspillingen, % uitval en procestijden. Analyseer wat je ziet door een oorzaakanalyse te doen. Pas als je de oorzaak van het probleem te pakken hebt, kun je gaan verbeteren. Hierdoor pak je het probleem bij de wortel aan en voorkom je dat het proces onnodig complex wordt met voor de hand liggende verbetersuggesties.

Werkprocessen verbeteren: een paar tips

Tot slot nog een paar tips als je aan de slag gaat met het verbeteren van werkprocessen:

Begin klein, want dan zie je sneller resultaat. Dus baken de scope van het proces goed af.
Zorg dat je een opdrachtgever hebt die er belang bij heeft dat jij het proces gaat verbeteren, dan kan hij of zij je ondersteunen als je resources nodig hebt.
Gebruik de DMAIC-structuur om het project aan te pakken, we schreven er al eerder blogs over.
Deel regelmatig updates over de voortgang met de verschillende stakeholders, zo blijft iedereen op de hoogte.
Zorg bij de afronding van het project dat er iemand verantwoordelijk wordt voor het verbeterde proces, dit zorgt voor behoud van resultaten.

Wil je leren hoe je dit doet? In de green belt opleiding leer je alles over het succesvol verbeteren van werkprocessen.

Ik wil meer weten over de green belt