Er zijn verschillende manieren om processen vast te leggen. Afhankelijk van het doel kies je een methode die daarbij past. Een swimming lane is bijvoorbeeld een hele andere methode dan een spaghetti diagram. Wij vertellen je precies wanneer je welke methode gebruikt en hoe je dat aanpakt!
Processen vastleggen kan op verschillende manieren. Het is vooral belangrijk om te bedenken waarom je iets wil vastleggen. Daarna kun je kijken welke manier daar het beste bij past.
In dit artikel vertellen we je hoe je de onderstaande manieren gebruikt:
Een procesbeschrijving is een visuele manier om een werkwijze vast te leggen. Vaak gebeurt dat met vaste symbolen, zoals rechthoeken waar kort en bondig in staat wat er in die processtap gebeurt. Pijlen geven de onderlinge richting aan. Daardoor zie je snel en eenvoudig hoe het proces verloopt. In een ander artikel leggen we uit hoe die visuele proces ’taal’ eruit ziet. In veel organisaties over de hele wereld wordt BMPN gebruikt, omdat dit een universele manier van processen vastleggen is. BMPN is dus geen methode om processen te beschrijven, maar juist de vormen die je ín veel methoden gebruikt.
Het kan om verschillende redenen handig zijn om een proces vast te leggen. De vastlegging zorgt ervoor dat je gemakkelijk kennis kunt delen, als leidraad voor nieuwe collega’s bijvoorbeeld! Het is heel prettig als je een duidelijke beschrijving hebt van je werkwijzen, zodat mensen snel ingewerkt kunnen worden. Ook is het vastleggen van een proces een goede basis om met lean processen verder te verbeteren. Dit betekent namelijk dat er in de basis al een gemeenschappelijke afspraak is over de (op dat moment) beste manier om het proces uit te voeren (best practice). Dit proces kun je dan bijvoorbeeld met de DMAIC-aanpak verder verbeteren of de verspillingen uit het proces halen.
Om processen in kaart te brengen zijn er verschillende methoden, ieder met een eigen vorm en doel. Elke methode heeft zijn eigen voordelen, in dit artikel leggen we de vijf meest gebruikte methoden uit!
Flowcharts zijn een veelgebruikte manier om processen vast te leggen. Meestal zie je in een flowchart niet te veel details. Afhankelijk van het systeem waar de flowchart zich in bevindt (bijvoorbeeld in Microsoft Visio), kunnen er hyperlinks naar bijvoorbeeld werkinstructies aan toegevoegd worden. Dat betekent dat je voor meer details kunt doorklikken naar een uitgebreide beschrijving (in woorden in plaats van visuele vorm).
Een flowchart bestaat vaak uit drie kolommen:
De verschillende symbolen in een flowchart geven allemaal iets anders aan. Zo heb je bijvoorbeeld symbolen voor:
Flowcharts worden vaak gebruikt om de processen in een organisatie vast te leggen, omdat je op hoofdlijnen snel kunt zien hoe het proces verloopt. Wij gebruiken ze in onze lean projecten vaak helemaal aan het einde, in de control fase. We zorgen dat dat we het nieuwe en verbeterde proces netjes vastleggen, zodat iedereen weet wat er is afgesproken. Dit proces dient dat de volgende procesverbetering weer als basis om verder te verbeteren: dat is continu verbeteren met bijvoorbeeld de PDCA-cyclus of de DMAIC-structuur!
Een spaghetti diagram wordt met name in fabrieksomgevingen, laboratoria of ziekenhuizen toegepast. Je brengt hiermee de looplijnen van mensen in kaart om te zien of hier verspilling in zit. Dit doe je door een plattegrond van de werkvloer te maken en mensen gedurende een periode te volgen.
Een SIPOC is een vrij snelle manier om een proces vast te leggen. De letters SIPOC staan voor:
Een SIPOC maakt je aan het begin van de projectfase, als je het proces gaat afbakenen dat je wil gaan verbeteren. Bijvoorbeeld met de opdrachtgever van het project en/ of het projectteam. Dat is belangrijk, want daardoor zitten jullie allemaal op één lijn.
Als je processen gaat verbeteren, dan kom je er tijdens het optimalisatietraject achter dat verschillende stakeholders allemaal een ander beeld van het proces hebben. Een goed voorbeeld is het indiensttredingsproces van nieuwe medewerkers. Voor de één begint dit bij het schrijven van de vacature, bij de ander wanneer de sollicitatiebrieven binnenkomen en weer voor een ander als er iemand is aangenomen. Zo zie je dat er meerdere perspectieven zijn op ‘hetzelfde’ proces. Door het maken van een SIPOC (met elkaar!), zorg je voor overeenstemming over het begin en einde van het proces.
Je brengt dan in kaart met welke input het proces begint, wie die input levert (supplier), welke processtappen er vervolgens worden uitgevoerd en wat het eindresultaat is (output). Bij lean verbeterprojecten willen we altijd weten wie de klant (customer) van het proces is, zodat we vervolgens de klantwensen in kaart kunnen brengen. De SIPOC is dus een handige manier om processen vast te leggen aan het begin van een procesverbetering!
Een value stream map staat ook wel bekend als de ‘brown paper sessie’. Hierin breng je met post its op een bruin vel papier het proces gedetailleerd in kaart. Dit doe je in de measure fase van een lean project. Je werkt hierbij voor elke processtap precies uit wat er gebeurd.
Dit is een veel gedetailleerdere weergave van het proces van bijvoorbeeld een flowchart of een SIPOC. Een value stream map dient vaak als basis voor procesverbeteringen. Het is belangrijk om het proces vast te leggen samen met de medewerkers uit het proces. Zij kunnen je precies vertellen en laten zien hoe het werk gedaan wordt.
Een VSM is een procesweergave die we zoveel mogelijk aanvullen met relevante data en informatie. Denk bijvoorbeeld aan:
Kortom, de VSM is een hele gedetailleerde en uitgebreide procesbeschrijving die je met het betrokken team maakt. Het geeft je alle informatie om het proces vervolgens verder te verbeteren.
Een proces vastleggen met een swimming lane lijkt in de basis heel veel op een flowchart. Er worden vaak dezelfde symbolen gebruikt om activiteiten aan te geven. Het verschil zit hem in de ‘lanes’. Elke afdeling of medewerker heeft zijn eigen lane, waardoor je precies ziet elke processtap door wie wordt uitgevoerd.
Er zijn verschillende manieren die je kunt gebruiken om processen vast te leggen. Iedere methode heeft zijn eigen vorm en doel, en gebruikt je dus op verschillende momenten. Belangrijk is om altijd van tevoren goed na te denken waarom je het proces wil beschrijven en daar de juiste methode bij te kiezen.
Ongeacht de methode is het altijd belangrijk om netjes te werken. Dit komt de leesbaarheid van het proces ten goede. Schrijf netjes, gebruik op een consistente manier kleuren en vormen en voorkom teveel chaos met lijnen, pijlen en andere onnodige elementen.
Schrijf je direct in voor één van onze aankomende green belt trainingen en ga zelf aan de slag met processen vastleggen!
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.