Bedrijfsprocessen lean maken met procesoptimalisatie

Stappen om je bedrijfsprocessen lean te maken

Je vraagt je nu misschien af hoe je bedrijfsprocessen lean maakt. Wij doen dit vaak met de DMAIC-projectaanpak. Deze aanpak helpt je om op een gestructureerde manier aan de slag te gaan met het stap voor stap verbeteren van processen in jouw organisatie. Hier zijn enkele stappen die je goed op weg helpen:

1. Selecteer eerst de processen die je gaat verbeteren. Dit zijn processen waarin veel fouten voorkomen, fouten met veel risico of processen die te veel tijd kosten. Kijk naar de stappen waar verspilling voorkomt, zoals onnodige controles, vertragingen of fouten. Het is verleidelijk om overal mee te willen beginnen, maar start klein en kies bijvoorbeeld één proces. Als je dat hebt afgerond, ga je door naar het volgende proces.
2. Definieer het probleem en de klantwaarde. Wat is het probleem waar jullie in het proces tegenaan lopen? Leveren jullie geen goede output of duurt het te lang? Identificeer wie de klant van het proces is en welke behoefte deze klant heeft. Wanneer is de klant tevreden? Waar gaat het nu nog mis? Als je dit naast elkaar legt, weet je wat je moet onderzoeken en oplossen.
3. Werk het proces uit, stap voor stap. Wij doen dit vaak met een value stream map. Je hebt dan een mooie, gedetailleerde uitwerking van het werkelijk verloop van het proces. Dat vul je vervolgens aan met relevante data. Bijvoorbeeld door uitval te meten of doorlooptijden in kaart te brengen.
4. Analyseer het proces in detail. Begrijp elke stap, zodat je weet wat er aan de hand is en waar het mis gaat. Dit noem je bottlenecks. Je weet dan meteen waar verbeteringen mogelijk zijn.
5. Maak een plan voor verbetering. Dit kan het herontwerpen van het proces zijn, of het implementeren van nieuwe tools of technieken.
6. Tot slot, implementeer het plan en meet de resultaten. Evalueer of de verbeteringen aansluiten bij de klantwaarde. Herhaal dit regelmatig om continu verbeteren te waarborgen.