Strategische personeelsplanning in de zorg

De uitdaging van arbeidskrapte in de zorg

De zorgsector staat voor een enorme uitdaging, onder andere door toenemende arbeidskrapte de komende jaren. Het tekort aan gekwalificeerd personeel zorgt voor een toenemende druk op bestaande medewerkers. Dit resulteert in een hoge werkdruk, verhoogd ziekteverzuim en uiteindelijk komt ook de kwaliteit van zorg onder druk te staan. Bij Lean People begrijpen we dat dit een complex probleem is. Het vraagt om een strategische en gestructureerde aanpak. Enerzijds door processen slim in te richten, maar ook door strategische personeelsplanning.

In dit artikel lees je meer over:

Strategische personeelsplanning
Een praktijkvoorbeeld
De rol van interim management
Tips
Efficiënte processen

Wat is strategische personeelsplanning?

Strategische personeelsplanning is een methode die helpt om de juiste balans te vinden tussen het personeelsaanbod en de personeelsbehoefte. Het gaat om het plannen, sturen en organiseren van personeel op een effectieve en efficiënte manier. Hierbij zorgen we ervoor dat de juiste mensen, met de juiste vaardigheden en kwaliteiten, op het juiste moment beschikbaar zijn. Dat betekent verder vooruit kijken en vandaag al starten met het creëren van een team voor over vijf jaar, of zelfs langer. Met een gestructureerde aanpak breng je in kaart welke personeelsleden nog groeipotentie hebben of wie misschien wat extra aandacht nodig heeft. Daarnaast kijk je naar de vaardigheden die nu aanwezig zijn en naar de vaardigheden die in de toekomst nodig zijn.

Praktijkvoorbeeld: strategische personeelsplanning door Lean People

Bij een grote zorgorganisatie hebben we gekeken naar de strategische personeelsplanning, door ons op twee dingen te richten: de processen van de toekomst en de benodigde vaardigheden. We hebben dus eerst gekeken naar wat er inhoudelijk nodig is, vervolgens naar welke kwalificaties je dan nodig hebt. Door eerst de processen te verbeteren en naar de toekomst te kijken, wisten we zeker dat we met de juiste informatie aan de slag gingen. Dit hebben we in een handig schema naast het huidige team gelegd. We zagen toen meteen welke vaardigheden al aanwezig zijn en welke vaardig heden nog toegevoegd moeten worden. Dit kan door het opleiden van medewerkers of het werven van nieuwe collega’s.

De rol van interim management in strategische personeelsplanning

Een interim manager kan van een afstand naar het team kijken en nieuwe perspectieven brengen, wat essentieel is bij het ontwikkelen van een effectieve strategie. Bij Lean People hebben onze interim managers ruime ervaring in de zorgsector en zijn ze goed uitgerust om organisaties te begeleiden bij het implementeren van strategische personeelsplanning. Als interim manager hebben we de tijd om een team goed te leren kennen en de werkzaamheden te doorgronden. Omdat wij ook ruime kennis hebben van het verbeteren van processen, zal dat altijd de eerste stap zijn. Vervolgens leveren we een praktisch plan op, zodat de manager na ons hier ook makkelijk mee verder kan.

Efficiënte processen als basis voor personeelsplanning

Efficiënte processen vormen de basis voor een succesvolle personeelsplanning. Het draait allemaal om het optimaliseren van werkprocessen om verspilling te minimaliseren en productiviteit te maximaliseren. Bij Lean People gebruiken we Lean en Scrum methodieken om dit te bereiken. Lean richt zich op het elimineren van verspilling in processen, terwijl Scrum helpt bij het organiseren van werk in beheersbare stukken. Door deze methodieken toe te passen, kunnen we helpen bij het creëren van gestroomlijnde processen die niet alleen bijdragen aan een efficiënte personeelsplanning, maar ook aan een verbeterde kwaliteit van zorg.

Tips voor effectieve strategische personeelsplanning in de zorg

Strategische personeelsplanning is geen eenmalige activiteit, maar een continu proces. Hier zijn enkele tips voor een effectieve aanpak:

Definieer duidelijke doelen en maak een realistisch plan, wat moeten de werkprocessen opleveren en welke vaardigheden zijn dan nodig?
Betrek de medewerkers bij het proces. Hun inbreng en betrokkenheid zijn belangrijk als ze zich gaan ontwikkelen. Zij dragen ook naar nieuwe collega’s de juiste visie uit.
Wees flexibel. Pas het plan aan als de situatie verandert, toets dus minimaal twee keer per jaar of het plan nog actueel is. Dit kan bijvoorbeeld met een PDCA-aanpak.

Een goede strategische personeelsplanning is niet alleen een oplossing voor arbeidskrapte, maar ook een kans om de kwaliteit van de zorg te verbeteren. Je gaat zorgvuldig om met de mensen die je hebt en kijkt verder dan aantal fte, maar ook naar welke mensen er nodig zijn.