De control fase markeert het moment waarop je verbeteringen écht verankert in het dagelijkse proces. In dit artikel leer je hoe je resultaat bewaakt, afwijkingen visueel kan signaleren en het nieuwe werk borgt, zodat jouw lean project blijvend effect heeft.
De control fase is de laatste fase van de DMAIC, de projectstructuur die we gebruiken voor lean projecten. De control fase is net zo belangrijk als de andere fases. Waar je in de improve fase verbeteringen hebt doorgevoerd, draait het in de control fase om het borgen van die resultaten.
Het doel: zorgen dat de nieuwe werkwijze niet tijdelijk is, maar blijvend onderdeel wordt van het dagelijkse werk. Dat vraagt om meer dan alleen procedures en het meten en monitoren van resultaten. Het betekent ook dat mensen ander gedrag moeten vertonen. Je bent dus echt bezig met verandermanagement: het versterken van nieuw gedrag en het voorkomen van terugval in oude patronen.
In dit artikel vertellen we je:
Als je verbeteringen hebt geïmplementeerd, moet je in de gaten houden of ze ook daadwerkelijk zorgen voor de gewenste resultaten. Daarnaast wil je weten of de veranderingen die je hebt doorgevoerd, ook standhouden. Dit kun je doen door middel van een control chart. Dit is een grafiek die verschillende trends, patronen of verschuivingen weergeeft over een bepaalde tijd. Hiermee kun je zien of het proces nog ‘onder controle’ is.
Het monitoren van een proces en de resultaten daarvan worden vaak besproken in een dag- of weekstart. Aan de hand van data kan hier besloten worden om eventueel bij te sturen.
Als blijkt dat verbeteringen niet leiden tot het gewenste resultaat, of mensen vervallen in oud gedrag (“zo deden we het vroeger en dat werkte prima”) is het tijd om bij te sturen. Dit doe je aan de hand van een Out of Control Action Plan (OCAP).
Een OCAP is plan waarin je van tevoren vastlegt hoe je reageert bij afwijkingen in het proces of resultaten. Denk aan wie in actie komt en welke stappen er worden gezet. Zo voorkom je dat problemen blijven liggen of dat er ad hoc-oplossingen worden bedacht.
Door van te voren na te denken over wat te doen als prestaties afwijken van de norm, kan je indien nodig direct en gestructureerd overgaan tot effectieve actie! Dat zorgt voor rust, duidelijkheid en vertrouwen in het verbeterproces, ook als het even tegenzit.
Tot slot leg je in de control fase het nieuwe proces goed vast. Vaak heb je in eerdere fases het proces uitgewerkt in een current state value stream map (vsm) of een future state vsm.
Om het resultaat, het nieuwe proces, te borgen, werk je dit uit in een procesbeschrijving en duidelijke werkinstructies. Leg ook vast welke wijzigingen zijn doorgevoerd en waarom. Zo blijft inzichtelijk wat is verbeterd. Dat helpt anderen in de toekomst om het proces beter te begrijpen en verder te optimaliseren.
Daarnaast is het belangrijk om alle relevante documentatie van je project over te dragen aan de lijnorganisatie. Zij zijn uiteindelijk verantwoordelijk voor het monitoren en blijven bijsturen van het proces. Ook lang na de implementatie van de verbeteringen moet je namelijk blijven bijsturen. Voorwaarde voor dat dit goed gebeurt, is dan wel dat de lijnorganisatie goed op de hoogte is en eigenaarschap voelt. Een succesvolle overdracht vraagt daarom om duidelijkheid, betrokkenheid tijdens het project en eigenaarschap binnen het team.
Na het afronden van de control fase is het project ten einde. Tijd voor de volgende verbeteringen! Wil je leren hoe je een volledig DMAIC project ten uitvoer brengt? Kijk dan eens bij de green belt training. Een overzicht van de verschillende fases van de DMAIC en de tools en technieken die je daarin kunt toepassen vind je hier.
AI kan helpen aan de organisatiekant van de zorg, daar waar processen slimmer kunnen, tijd te winnen is en samenwerking beter kan. Juist daar ligt de verbinding met lean. In deze blog lees je hier meer over!
Het Vijfkrachten model helpt organisaties om de aantrekkelijkheid en winstgevendheid van een bedrijfstak te analyseren. Door vijf krachten in kaart te brengen, krijg je zicht op de dynamiek van de markt en de factoren die jouw concurrentiepositie bepalen.
Als organisatie wil je graag goed je klant begrijpen, zodat je levert wat je klant wil. Dit proces wordt ook wel de klantreis of customer journey genoemd. Het is een handig hulpmiddel om inzicht te krijgen in de ervaringen van klanten tijdens hun contactmomenten met een organisatie.