De vijf kernprincipes van lean, waarde, waardestroom, flow, pull en perfectie, vormen de basis voor duurzame procesverbetering. In dit artikel ontdek je wat de principes inhouden en hoe je ze in jouw organisatie toepast.
De oorsprong van lean ligt in Japan, bij Toyota. De bedrijfscultuur die zich daar ontwikkelde, is gericht op continu verbeteren. Medewerkers zoeken er dagelijks naar manieren om verspilling te verminderen en meer waarde te creëren voor de klant. Dat doen ze door toepassing van verschillende tools en technieken, die allemaal hun oorsprong vinden in één gedachtegoed: lean.
Lean werd wereldwijd bekend door het boek The Machine That Changed the World van Womack en Jones (1990). Om meer handvatten te geven aan lean, ontwikkelden zij vijf principes. Deze principes beschrijven de kern van lean: een manier van denken en werken waarmee je processen slimmer, stabieler en waardevoller maakt.
In dit artikel vertellen we je:
Het eerste van de vijf lean principes is ‘waarde’. Hiermee wordt de waarde voor de klant bedoeld. De eerste stap in elke (proces) stap is dan ook: wie is de klant? Dit kan de ‘eindklant’ zijn, degene voor wie het product of dienst bedoeld is, maar dat hoeft niet. Dit kan net zo goed je directe collega, de afdeling financiën of een ander filiaal zijn.
Als je weet wie je klanten zijn is de volgende vraag: wat willen ze precies? Dat klinkt logisch, maar dat is het niet altijd. Je weet bijvoorbeeld dat de financiële administratie bepaalde gegevens aangeleverd wil krijgen als je iets declareert. Maar welke gegevens? Hoe willen ze het aangeleverd krijgen? En op welke termijn?
Door dit principe na te leven, leer je jezelf aan bij alles wat je doet na te denken over voor wie je dit doet, en wat diegene daar precies van verwacht. Tools die je erbij kunnen helpen zijn bijvoorbeeld een SIPOC (voor het in kaart brengen van klanten) of een CTQ boom (voor het specificeren van klantwensen).
Het tweede principe is ‘waardestroom’ en verwijst naar hoe de ‘waarde’ voor de klant gerealiseerd wordt. Wat gebeurt er allemaal vanaf de start van het proces tot eind? Een tool die hier vaak voor gebruikt wordt is een value stream map (VSM), ook wel brownpaper sessie genoemd.
Na het in kaart brengen van de activiteiten is het zaak verspillingen te elimineren: alle activiteiten die niets toevoegen voor de klant. Idealiter bestaat de waardestroom namelijk alleen maar uit activiteiten die bijdragen aan iets wat de klant uiteindelijk wil hebben. Oftewel: waarde toevoegen voor de klant.
Het doel van het derde van de vijf lean principes is om ‘flow’ aan te brengen in de werkzaamheden. Vaak zijn werkzaamheden niet goed op elkaar afgestemd. Dit wordt mede veroorzaakt doordat we verschillende werkzaamheden door elkaar doen. Het resultaat hiervan is dat er ‘bottlenecks’ ontstaan.
Je kent ze vast wel: een week wachten op een akkoord omdat er eerst over vergaderd moet worden, een paar dagen vertraging in het versturen van offertes omdat de collega die ernaar moet kijken maandag en dinsdag niet werkt, of wachten op een reactie via de mail omdat diegene aan wie je iets gevraagd hebt, nog 20 andere mails te beantwoorden heeft.
Het principe van flow leert je balans aan te brengen in processen, zodat het proces als het ware ononderbroken doorstroomt.
Pull wordt ook wel ‘het supermarkt principe’ genoemd. In plaats van iets door het proces heen te ‘duwen’, wordt het er aan de achterkant ‘uitgetrokken’. Als er aan het einde van het proces iets wordt weggenomen, wordt er aan het begin van het proces weer iets opgestart.
Bijvoorbeeld in het geval van flessen cola. Elke keer als er bij de kassa een fles wordt afgerekend, wordt er vanuit het systeem automatisch een nieuwe fles besteld.
Dit principe wordt vooral in productie veel toegepast, maar kan ook van waarde zijn in dienstverlenende processen. Bijvoorbeeld door pas een agendapunt toe te voegen aan de agenda, als er een ander agendapunt van de agenda verdwijnt.
Tot slot het laatste principe: perfectie. Dit is het streven naar continu verbeteren. Je kunt voorgaande stappen blijven herhalen. Klantwensen veranderen, er komen nieuwe klanten bij, techniek ontwikkelt en mogelijkheden vernieuwen zich. Daarom moet je constant blijven checken of wat je doet wel juist is en alle principes blijven doorlopen.
In elk proces dat je doorloopt, kun je de vijf principes van lean toepassen. Dat klinkt misschien eenvoudig, maar in de praktijk blijk het vaak een stuk lastiger en zie je vaak veel ruimte voor verbetering. Zo doen mensen soms werk “omdat het nu eenmaal zo gaat”, nemen ze beslissingen in de hoop dat het goed is zonder echt te weten wat waarde toevoegt voor de klant of weten mensen niet helemaal precies wat er van hen verwacht wordt. Kortom, nieuwe processen ontstaan vanzelf, gewoontes sluipen erin en verwachtingen zijn niet altijd helder.
Lean helpt om dat patroon te doorbreken. Niet door nóg meer regels of formulieren, maar door samen kritisch te kijken naar de manier van werken. Wat draagt echt bij, en wat niet? Daarbij draait het niet alleen om tools of methodes, maar vooral om gedrag en cultuur. De vijf principes komen pas echt tot leven als iedereen in de organisatie hetzelfde denkt en doet: voortdurend verbeteren, open communiceren en samen verantwoordelijkheid nemen.
Dat vraagt om leiderschap en bewustzijn. Leiders die ruimte geven om te leren en te verbeteren en teams die fouten durven en willen bespreken in plaats van verbergen om hun processen te verbeteren. Dáár ligt de basis van continu verbeteren.
Wil je leren hoe je binnen jouw organisatie aan de slag kunt met de vijf lean principes? Schrijf je direct in voor één van onze orange belt trainingen en begin direct!
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.
De vijf lean principes doorloop je cyclisch om continu processen te verbeteren in organisaties. In dit artikel leggen we uit welke principes dit zijn en waarom dit zorgt voor optimalisatie van processtappen.
Praktijk case: hoe verbeteren wij een zorgpad? Voor een ziekenhuis gingen we aan de slag met twee zorgpaden. Lees hier onze ervaringen.
Binnen het scrum framework zijn er verschillende rollen. Dit zorgt voor een duidelijke structuur. Lees hier meer.