Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 27 oktober 2022
De oorsprong van lean ligt in Japan, bij Toyota. De bedrijfscultuur die zich daar ontwikkelde, is gericht op continu verbeteren. Dat doen ze door middel van verschillende tools en technieken, maar allemaal vinden ze hun oorsprong in één gedachte: de vijf principes van lean.
In dit artikel vertellen we je:
Het eerste van de vijf lean principes is ‘waarde’. Hiermee wordt de waarde voor de klant bedoeld. De eerste stap in elke (proces) stap is dan ook: wie is de klant? Dit kan de ‘eindklant’ zijn, degene voor wie het product of dienst bedoeld is, maar dat hoeft niet. Dit kan net zo goed je directe collega, de afdeling financiën of een ander filiaal zijn.
Als je weet wie je klanten zijn is de volgende vraag: wat willen ze precies? Dat klinkt logisch, maar dat is het niet altijd. Je weet bijvoorbeeld dat de financiële administratie bepaalde gegevens aangeleverd wil krijgen als je iets declareert. Maar welke gegevens? Hoe willen ze het aangeleverd krijgen? En op welke termijn?
Door dit principe na te leven, leer je jezelf aan bij alles wat je doet na te denken over voor wie je dit doet, en wat diegene daar precies van verwacht. Tools die je erbij kunnen helpen zijn bijvoorbeeld een SIPOC (voor het in kaart brengen van klanten) of een CTQ boom (voor het specificeren van klantwensen.
Het tweede principe is ‘waardestroom’ en verwijst naar hoe de ‘waarde’ voor de klant gerealiseerd wordt. Wat gebeurt er allemaal vanaf start tot eind? Na het in kaart brengen van de activiteiten is het zaak verspillingen te elimineren: alle activiteiten die niets toevoegen voor de klant. Een tool die hier vaak voor gebruikt wordt is een value stream map (VSM), ook wel brownpaper sessie genoemd.
Idealiter bestaat de waardestroom alleen maar uit activiteiten die bijdragen aan iets wat de klant uiteindelijk wil hebben.
Het doel van het derde principe is om ‘flow’ aan te brengen in de werkzaamheden. Vaak zijn werkzaamheden niet goed op elkaar afgestemd. Dit wordt mede veroorzaakt doordat we verschillende werkzaamheden door elkaar doen. Het resultaat hiervan is dat er ‘bottlenecks’ ontstaan.
Je kent ze vast wel: een week wachten op een akkoord omdat er eerst over vergaderd moet worden, een paar dagen vertraging in het versturen van offertes omdat de collega die ernaar moet kijken maandag en dinsdag niet werkt, of wachten op een reactie via de mail omdat diegene aan wie je iets gevraagd hebt, nog 20 andere mails te beantwoorden heeft.
Het principe van flow leert je balans aan te brengen in processen, zodat het proces als het ware ononderbroken doorstroomt.
Pull wordt ook wel ‘het supermarkt principe’ genoemd. In plaats van iets door het proces heen te ‘duwen’, wordt het er aan de achterkant ‘uitgetrokken’. Als er aan het einde van het proces iets wordt weggenomen, wordt er aan het begin van het proces weer iets opgestart.
Bijvoorbeeld in het geval van flessen cola. Elke keer als er bij de kassa een fles wordt afgerekend, wordt er vanuit het systeem automatisch een nieuwe fles besteld.
Dit principe wordt vooral in productie veel toegepast, maar kan ook van waarde zijn in dienstverlenende processen. Bijvoorbeeld door pas een agendapunt toe te voegen aan de agenda, als er een ander agendapunt van de agenda verdwijnt.
Tot slot het laatste principe: perfectie. Dit is het streven naar continu verbeteren. Je kunt voorgaande stappen blijven herhalen. Klantwensen veranderen, er komen nieuwe klanten bij, techniek ontwikkelt en mogelijkheden vernieuwen zich. Daarom moet je constant blijven checken of wat je doet wel juist is – en alle principes blijven doorlopen.
In elk proces dat je doorloopt, kun je de vijf principes van lean toepassen. Het klinkt allemaal heel simpel, maar in de praktijk zie je vaak toch veel ruimte voor verbetering. Omdat je bijvoorbeeld niet helemaal precies weet wat iemand van je verwacht en daarom maar iets doet in de hoop dat het goed is. Of omdat er veel activiteiten gedaan worden die eigenlijk nergens voor nodig zijn.
Wil je leren hoe je binnen jouw organisatie aan de slag kunt met de lean principes? Schrijf je direct in voor één van onze orange belt trainingen en begin direct!
Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.