De measure fase in een Lean project

Measure fase

De measure fase is de tweede fase van een lean project. Het in kaart brengen van het huidige proces staat hierin centraal. Dit is belangrijk, omdat je op basis van een goed beeld van het proces wil gaan analyseren.
De measure fase bestaat uit 3 stappen:

Een value stream map (VSM) maken
De value stream map aanvullen met informatie
De value stream map aanvullen met data uit metingen

Value stream map (VSM)

Doel van de measure fase is om een goed en volledig beeld van het proces te krijgen. De measure fase volgt op de define fase. Hierin heb je het probleem wat je wil onderzoeken concreet gemaakt, met een duidelijke doelstelling tot gevolg. Daarnaast is er een team samengesteld en zijn de randvoorwaarden voor een goed project gesteld.
Het doel van de measure fase is vervolgens om een compleet beeld te krijgen van het proces waarin het probleem zich voordoet. Welke stappen worden er doorlopen en wat gebeurt er daarin precies allemaal? Je rondt de measure fase niet af voordat je dat allemaal in kaart hebt gebracht.

Stap 1 van de measure fase: een (VSM) maken

Een VSM sessie staat ook wel bekend als een ‘brown paper sessie’. Je gaat hierbij met het team aan de slag om het proces met behulp van post it’s op een stuk bruin papier zo goed mogelijk in kaart te brengen.
Onder elke processtap worden de verschillende activiteiten uitgewerkt. Dit gebeurt op een gedetailleerd niveau, zodat iedereen snapt wat er precies gedaan wordt per processtap.

Stap 2 van de measure fase: de VSM aanvullen met informatie

Als alle processtappen en bijbehorende activiteiten duidelijk zijn, ga je in de measure fase vervolgens de VSM aanvullen met informatie. Dit kan van alles zijn. Als het maar verduidelijkt wat er in het proces gebeurd. Je kunt hierbij bijvoorbeeld denken aan:

Screen shots van schermen die worden ingevuld
Een uitgeprint aanvraagformulier
Een lijstje met critera dat medewerkers in het proces altijd bij de hand hebben

Alle bijlagen worden aan de VSM toegevoegd. Als van een bepaalde activiteit nog niet helemaal duidelijk is hoe het in zijn werk gaat, ga je het gewoon een keer doorlopen, dat kan bijvoorbeeld met een gemba walk. Dat is het letterlijk volgen van het proces, een goede aanvulling om in de measure fase te doen.

Stap 3 van de measure fase: de VSM aanvullen met data uit metingen

Soms wil je je VSM aanvullen met bepaalde gegevens, waarbij je erachter komt dat je die niet tot je beschikking hebt. Je moet dan het proces een aantal keer bekijken en daadwerkelijk gaan meten, zodat je kan zien wat er precies gebeurd. Je kunt hierbij denken aan zaken als:

Hoe vaak komt het proces voor?
Welke categorieën patiënten/klanten zijn er?
Hoe snel wordt het proces/processtappen uitgevoerd?
Gaat het wel eens mis, zo ja waar en hoe vaak?
Is er wachttijd tussen processtappen?
Ligt ergens veel (werk)voorraad te wachten?

Met de resultaten van je metingen vul je in de measure fase de VSM weer aan.

Na de measure fase

De measure fase is pas ten einde, als je exact weet wat er gaande is in het proces. Het is namelijk belangrijk om niet op gevoel te oordelen, maar op feiten. Pas als je een compleet beeld hebt van het proces, is het tijd voor de volgende fase: de analyse fase. Dit is de fase waarin je alle informatie gaat analyseren om goed te begrijpen waardoor het probleem van het proces veroorzaakt wordt.

Klaar om zelf echte impact te maken?

De measure-fase is één van de krachtigste onderdelen van Lean Six Sigma – en in onze Green Belt training leer je precies hoe je processen analyseert, feiten verzamelt en verbeteringen onderbouwt met data. Wil jij je vaardigheden verdiepen en met vertrouwen verbeterprojecten leiden?

Ontdek de Lean Six Sigma Green Belt training en zet de volgende stap in jouw ontwikkeling.