Define fase

De eerste stap in een lean project

Lean projectmanagement

Eerste fase

Binnen de lean six sigma filosofie voer je projecten uit volgens de DMAIC-structuur. De eerste fase staat voor ‘define’. Hiermee bedoelen we letterlijk het definiëren van het project. We zorgen er hierbij voor dat de doelstelling SMART geformuleerd wordt, dat het team met elkaar op één lijn zit en er duidelijk is wat er wel en niet meegenomen wordt.

In dit artikel vertellen we je:

  • Waarom de define fase zo belangrijk is
  • Welke activiteiten je allemaal uitvoert
  • Hoe je deze fase kort en bondig vastlegt

Waarom is de define fase zo belangrijk?

De define fase is misschien wel dé belangrijkste fase van je project. Het zorgt ervoor dat zowel voor je team, als voor je opdrachtgever de doelstelling en De scope van het project duidelijk zijn. Zo krijg je later geen onenigheid over wat je tijdens het project allemaal mee neemt.

Dit klinkt redelijk simpel. Maar toch merken we vaak dat er te snel over deze fase heen wordt gestapt. Met als resultaat dat verwachtingen van mensen uit elkaar liggen. Dit heeft vooral vaak te maken met de kaders van een project. Als deze niet duidelijk afgebakend zijn, is de verleiding groot om er steeds meer dingen bij te pakken. En dat zorgt weer voor verwarring en miscommunicatie, vaak met vertraging tot gevolg.

De activiteiten in de define fase

Maar wat doe je dan allemaal in de define fase? We hebben de verschillende activiteiten voor je op een rijtje gezet.

Kick off project team

◆ Kick off

Om te beginnen een kick-off met het team! Je hebt straks de gezamenlijke verantwoordelijkheid om het project succesvol te doorlopen, dat betekent dat je elkaar eerst beter moet leren kennen. Maar ook zaken als; wat vind je wel/niet prettig, hoe communiceren we met elkaar, hoe ga je om met afspraken, en welke afspraken maak je zijn bijvoorbeeld handig om te bespreken voordat je inhoudelijk van start gaat.

SMART

◆ Doelstelling bepalen

Dan: de doelstelling. De doelstelling komt altijd voort uit een probleem. Hiervan moet je eerst de achtergrond kennen. Het verschil tussen probleem en doelstelling is, is dat de doelstelling veel concreter is. Je gaat precies benoemen wat je gaat verbeteren, in welke mate of tijdsbestek, afhankelijk van waar je project over gaat. Oftewel, je gaat je probleemstelling SMART maken.

SIPOC

◆ Kaders bepalen

Onderdeel van de doelstelling is dat je de scope gaat bepalen. Dit gebeurt vaak met behulp van een SIPOC. Je geeft hiermee de grenzen van het project aan. Wat neem je wel en niet mee, welke mensen betrek je (of juist niet) en pak je het hele proces, of maar een stukje?

Stakeholderanalyse

◆ Stakeholderanalyse & communicatieplan

Daarnaast doe je een stakeholderanalyse. Hierbij breng je in kaart wie er allemaal direct of indirect geraakt wordt door je project. De input hiervan gebruik je voor een communicatieplan: wie ga je, wanneer en op welke manier, op de hoogte houden van wat je aan het doen bent?

Project charter

De define fase afronden

Alles wat je doet tijdens je project, beschrijf je in een project charter. Dit is je projectplan, samengevat op één A4. Dit wordt ondertekend door de opdrachtgever, zodat er zwart op wit staat wat je precies gaat doen. Hier kun je als projectteam altijd op terugvallen.

Tijdens de define fase (maar ook tijdens de rest van je project), zullen er ook zaken ter sprake komen die je niet op gaat pakken. Juist omdat ze buiten de scope vallen. Dat is niet erg, maar betekent niet dat je er nooit meer wat mee moet doen. In dit geval kun je ze parkeren op de parkeerplaats (een flip-over met een grote P), zodat ze in een later project wel opgepakt kunnen worden.

Door met de measure fase

Door naar de measure fase

Pas als al deze activiteiten goed zijn uitgevoerd er bij iedereen commitment is (inclusief opdrachtgever!) voor een helder doel, kun je door naar de volgende fase. Binnen lean projecten is dit de measure (meet) fase. Ook hier zul je tegen dingen aanlopen die vragen oproepen over de scope. Je kunt dan altijd terugvallen op je project charter, die je evt. (en altijd in overleg met de opdrachtgever!) bij kunt stellen.

projectmanagement trends 2023

Ook aan de slag?

Wil je leren hoe je de stappen binnen een lean project toepast? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.

3, 10 en 24 april, 8, 15 en 29 mei 2024
4, 11 en 18 september, 2, 9 en 16 oktober 2024
Of bekijk alle opties
Whitepaper lean six sigma Lean People

Wat is lean six sigma?

Wil je weten wat lean six sigma inhoudt? Download dan onze whitepaper en leer alles over de basis van lean.

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer

Als je echt succes wil hebben met de toepassing van lean, wil je natuurlijk dat iedereen op de werkvloer werkt volgens de lean methode. Dit klinkt makkelijker dan dat het is.

Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker
Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker

Waarom je altijd moet kiezen voor handige project management tools: ze stroomlijnen werkprocessen, besparen tijd en verhogen productiviteit.

Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?
Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?

Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan?

Alle artikelen bekijken