Efficiënter werken met lean

Efficiënt werken en lean

Met efficiënter werken wil je bereiken dat je meer taken uitvoert met minder moeite. Dit is iets waar lean uitstekend bij aansluit. Lean helpt je namelijk om precies de dingen te doen die je moet doen, niets meer en niets minder. Er zijn verschillende lean instrumenten die je helpen om efficiënter te werken.

In deze blog lees je:

Inzicht krijgen in je werkprocessen
Knelpunten herkennen en voorkomen
Werkzaamheden soepel laten doorstromen

Efficiënter werken in drukke tijden

Meer dingen gedaan krijgen in minder tijd, wie wil dat nou niet? Met onze overvolle agenda’s (zowel privé als op werk), is het steeds lastiger om efficiënt te blijven werken. Er komt van alles op je af en taken moeten liever gisteren af zijn dan vandaag. Eerder gaven we al tien tips die je helpen om efficiënt te werken. Ook een lean denkwijze kan je helpen in je zoektocht naar meer structuur en resultaat.

De lean filosofie

Lean werken komt oorspronkelijk bij Toyota vandaan. Het is een filosofie waarbij je ernaar streeft om zoveel mogelijk waarde te creëren voor je klanten, door op het juiste moment de juiste dingen te doen. Het streeft ernaar om iedereen in de organisatie bewust te maken van werkzaamheden en zelf te blijven nadenken over hoe je dit op de beste manier kunt doen. Lean werken geeft hiervoor verschillende tools en handvatten.
Vaak wordt lean in één adem genoemd met efficiënter werken. Hoewel het veel meer is dan dat, kunnen bepaalde instrumenten er zeker aan bijdragen. Hieronder hebben we er een aantal voor je uitgelicht.

Inzicht in je (werk)processen

Lean kan je helpen inzicht te krijgen in je (werk)processen. Er zijn verschillende tools, zoals een SIPOC of een value stream map (vsm) die hierbij kunnen helpen. Het doel van deze tools is om overzicht te krijgen van processen en hoe deze zijn ingericht. Het geeft je inzicht in wat er allemaal gebeurt in een proces en wie erbij betrokken zijn.
Ook als jij de enige bent die bepaalde processen uitvoert, kan dit heel handig zijn. Het geeft je namelijk ook inzicht in wat er nodig is om een proces goed te starten. Door vanuit een helikopterview naar werkzaamheden te kijken, zie je taken vanuit een ander perspectief. Dit maakt het makkelijker ze efficiënter in te richten.

Knelpunten herkennen en omzeilen

Een andere lean techniek die je helpt om efficiënter te werken, is het herkennen van knelpunten. Deze knelpunten worden ook wel verspillingen genoemd. Simpele dingen als:

Wachten (op personen of informatie)
Fouten (dingen die opnieuw moeten of die je moet herstellen)
Overbewerking (dingen die dubbel of onnodig gedaan worden)

Het bewust zijn van deze verspillingen is de eerste stap. Vervolgens kun je aan de slag met het voorkomen ervan. Deze makkelijke techniek is echt overal toe te passen. Haal er je voordeel uit!

Werkzaamheden soepel laten doorlopen

Een laatste lean techniek die helpt om efficiënter te werken, is zorgen voor een soepele doorstroming. Vaak stapelen bepaalde werkzaamheden zich op, waardoor er altijd een voorraad ligt. Of je bent aan het wachten op dingen die collega’s moeten doen. Als je werkt volgens het lean principe ‘flow’, zorg je ervoor dat dit niet (of zo min mogelijk) gebeurt.

Flow creëer je door plekken waar werk zich opstapelt te ‘ontlasten’. Dit kan op twee manieren: door meer mensen in te zetten of door werkzaamheden weg te nemen bij de vertragende persoon/ plek in het proces (de bottleneck). Sommige dingen kunnen misschien al eerder gedaan worden of door iemand anders worden uitgevoerd. Op deze manier verlicht je de bottleneck en kan er meer werk gedaan worden. Door een vsm te maken, zoals hierboven beschreven, kan je hier makkelijk inzicht in krijgen.

Efficiënter werken met lean, maar lean is niet efficiënter werken

Lean werken kan bijdragen aan efficiënter werken. Maar vergeet niet, lean is meer dan dat! Lean is een filosofie die draait om continu verbeteren. Hierbij denkt iedereen in de organisatie elke dag na over hoe het beter kan, zodat er nog meer klanten nóg beter worden geholpen. Ook al helpt lean je efficiënter worden, dat is niet altijd het primaire doel.