Efficiënter werken betekent dat je meer gedaan krijgt met minder moeite — precies waar lean bij helpt. Lean richt zich op het doen van de juiste dingen, op het juiste moment, zonder onnodige stappen of verspilling. Met verschillende lean-instrumenten krijg je helder zicht op je werkzaamheden en kun je jouw processen slimmer organiseren.
Met efficiënter werken wil je bereiken dat je meer taken uitvoert met minder moeite. Dit is iets waar lean uitstekend bij aansluit. Lean helpt je namelijk om precies de dingen te doen die je moet doen, niets meer en niets minder. Er zijn verschillende lean instrumenten die je helpen om efficiënter te werken.
In deze blog lees je:
Meer dingen gedaan krijgen in minder tijd, wie wil dat nou niet? Met onze overvolle agenda’s (zowel privé als op werk), is het steeds lastiger om efficiënt te blijven werken. Er komt van alles op je af en taken moeten liever gisteren af zijn dan vandaag. Met behulp van de prioriteitenmatrix van Eisenhower kun je bepalen welke taken het meest urgent zijn. Ook de lean denkwijze helpt je als je meer structuur en resultaat en wil aanbrengen. Door processen in kaart te brengen en processtappen te analyseren kun je stap voor stap het de manier van werken optimaliseren en flow aanbrengen. Hierdoor ga je efficiënter werken.
Lean werken komt oorspronkelijk bij Toyota vandaan. Het is een filosofie waarbij je ernaar streeft om zoveel mogelijk waarde te creëren voor je klanten, door op het juiste moment de juiste dingen te doen. Het streeft ernaar om iedereen in de organisatie bewust te maken van werkzaamheden en zelf te blijven nadenken over hoe je dit op de beste manier kunt doen. Lean werken geeft hiervoor verschillende tools en handvatten.
Vaak wordt lean in één adem genoemd met efficiënter werken. Hoewel het veel meer is dan dat, kunnen bepaalde lean tools hier zeker aan bijdragen.
Lean zorgt voor inzicht in het verloop van (werk)processen. Er zijn verschillende tools, zoals een SIPOC of een Value Stream Map (VSM) die hierbij kunnen helpen. Het doel van deze tools is om overzicht te krijgen van processen en hoe deze zijn ingericht. Het geeft je inzicht in wat er allemaal gebeurt in een proces en wie erbij betrokken zijn.
Ook als jij de enige bent die bepaalde processen uitvoert, kan dit heel handig zijn. Het geeft je namelijk ook inzicht in wat er nodig is om een proces goed te starten. Door vanuit een helikopterview naar werkzaamheden te kijken, zie je taken vanuit een ander perspectief. Dit maakt het makkelijker ze efficiënter in te richten.
Een andere lean techniek die je kunt toepassen bij efficiënter werken, is het herkennen van knelpunten. Deze knelpunten worden ook wel verspillingen genoemd. Er zijn acht verschillende vormen van verspilling in processen, Dit zijn simpele dingen zoalsals:
Het bewust zijn van deze verspillingen is de eerste stap. Vervolgens kun je aan de slag met het aanpakken en voorkomen ervan. Wij zien in onze projecten vaak dat het relatief eenvoudig is om verspillingen in een VSM te herkennen waardoor je veel winst kunt behalen en efficiënter werken steeds makkelijker wordt.
Een laatste lean techniek die helpt om efficiënter te werken, is zorgen voor een soepele doorstroming. Vaak stapelen bepaalde werkzaamheden zich op, waardoor er altijd een voorraad ligt. Of je bent aan het wachten op dingen die collega’s moeten doen. Als je werkt volgens het lean principe flow, zorg je ervoor dat dit niet (of zo min mogelijk) gebeurt.
Flow creëer je door plekken waar werk zich opstapelt te optimaliseren. Dit kan op twee manieren: door meer mensen in te zetten of door werkzaamheden weg te nemen bij de vertragende persoon/ plek in het proces (de bottleneck). Sommige dingen kunnen misschien al eerder gedaan worden of door iemand anders worden uitgevoerd. Op deze manier verlicht je de bottleneck en kan er meer werk gedaan worden. Met behulp van een VSM krijg je hier gemakkelijk inzicht in.
Maar is lean ook efficiënter werken? Lean werken kan bijdragen aan efficiënter werken. Maar vergeet niet, lean is meer dan dat! Lean is een filosofie die draait om continu verbeteren. Hierbij denkt iedereen in de organisatie elke dag na over hoe het beter kan. Dit zorgt ervoor dat organisaties zeker beter gaan presteren en dat er efficiencywinst behaald wordt. Maar het grootste voordeel is dat er een betrokken organisatie ontstaat, met energie en verantwoordelijkheid voor kwaliteit laag in de organisatie. Lean gaat dus veel meer over een cultuurverandering, waarbij je niet alleen op de processen focust, maar ook op het betrekken en stimuleren van medewerkers.
Iedere situatie en ieder leerdoel is anders. Roos denkt graag met je mee welke lean training het beste aansluit bij jouw rol, ervaring en ambities. Of je nu meer grip wilt krijgen op processen, efficiënter wil samenwerken of écht impact wil maken met verbeterprojecten — samen vinden we de juiste volgende stap.
Neem vrijblijvend contact op met Roos voor persoonlijk advies.
Lean en efficiëntie worden vaak samen genoemd, maar zijn niet hetzelfde. Lees hier wat het verschil is en hoe je door lean efficiënter werkt.
Een prioriteitenmatrix helpt je om werkzaamheden logisch in te delen en te plannen. Wij gebruiken vaak de Eisenhower matrix. Lees hier meer!
Veel lean tools zijn makkelijk online te gebruiken. In dit artikel delen we onze ervaringen en tips met je.