Auteur: Roos Spanjer
Laatst bijgewerkt op: 29 november 2022
Een ‘out of control action plan’ (OCAP) maak je in de laatste projectfase als je bezig bent met het borgen van de verandering. Je hebt de implementatie achter de rug en het proces veranderd, waardoor mensen zich volgens het nieuwe proces moeten ‘gedragen’. Daarbij wil je voorkomen dat mensen na verloop van tijd weer teruggaan naar hun oude gewoonten. Je maakt daarom een plan waarin je precies omschrijft wat je doet als dat wel gebeurt: een ‘out of control action plan’.
In dit artikel vertellen we je:
Een out of control action plan maak je vaak in de control fase van een DMAIC-project. Deze fase staat in het teken van borgen: nieuwe gewoontes en processen eigen maken. Verandering en vernieuwing kan best lastig zijn. Daarom is het goed om hier blijvend aandacht aan te besteden. Je hebt dan een plan klaar als niet alles loopt zoals je verwacht had.
In de improve fase van je project werk je verbeteringen uit, die je vervolgens implementeert. Je maakt hierbij vaak een verbeterplan, waarvan je de risico’s in kaart brengt. Dit gebeurt bijvoorbeeld door middel van een Failure Mode & Effect Analysis (FMEA). Door van tevoren te bedenken wat de risico’s van je plan zijn, kun je je plan aanscherpen.
Maar deze risico’s zijn ook input voor je out of control action plan. Het maakt je bewust welke zaken je na de implementatie in de gaten moet houden.
Na de implementatie houd je in de gaten hoe het gaat. Een veel gebruikte methode hierbij is die van ‘statistische procescontrole’. Je brengt met behulp van metingen in een grafiek in kaart hoe het proces verloopt. Zo’n grafiek noem je een control chart. Je controleert als het ware of het proces zich nog bevindt binnen de grenzen die je van tevoren hebt vastgesteld. Zie voor een voorbeeld van een control chart de afbeelding hieronder.
Soms is een proces of bepaald gedrag moeilijk meetbaar te maken. Je kunt het dan bijvoorbeeld bespreekbaar maken in een dag- of weekstart, waarbij je bepaald gedrag of prestaties samen evalueert.
Doordat je het proces nauwkeurig monitort, zie je direct wanneer het mis gaat. In je out of control action plan leg je van tevoren vast wat je precies doet als dat gebeurt. Hier denk je dus van tevoren goed over na. Vaak wordt dit genoteerd in een stroomschema.
Bijvoorbeeld: je bent bezig geweest met het verbeteren van het proces van aannemen van nieuw personeel. Hierin is afgesproken dat aanvragen en autorisaties van nieuwe accounts altijd binnen 3 dagen verwerkt worden. Na de implementatie van verschillende verbeteringen zie je dat na een aantal weken de verwerkingstijd weer oploopt naar 5 dagen.
Doordat je dit direct signaleert, kun je ook direct ingrijpen. Eerder heb je al bedacht dat je direct het team bij elkaar zou roepen om de oorzaak van de langere verwerkingstijd te bespreken tijdens de weekafsluiting en daar vervolgens op te acteren. Dat is ook precies wat je nu gaat doen!
Ben jij procesmanager of projectleider en wil je leren hoe je verbeterprojecten leidt? En hoe je als onderdeel daarvan een OCAP maakt? Kijk dan eens bij onze green belt training!
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.