Visgraatdiagram in de zorg: zo gebruik je deze waardevolle tool
Een visgraatdiagram
toepassen in de zorg
Auteur: Roos van Starrenburg
Laatst bijgewerkt op: 4 april 2024
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen. De tool is bedacht door Kaoru Ishikawa en dankt dus daar zijn naam aan. Het is, verrassend genoeg, een visgraatmodel waarmee je verschillende typen oorzaken categoriseert. Per categorie zoek je naar oorzaken, waardoor je altijd door ‘een andere bril’ naar het probleem kijkt en dus weinig over het hoofd ziet. Hierdoor kom je tot een grondige analyse van oorzaken en weet je snel wat je kan verbeteren in je proces.
De verschillende categorieën zijn:
De juiste timing is altijd belangrijk, ook bij het inzetten van een visgraatdiagram. Maar wanneer is nu precies het juiste moment om zo’n visgraatanalyse te doen? Er zijn twee varianten:
De eerste: je kan een visgraatdiagram altijd doen. Als je voor een complex probleem staat waarvan de oorzaak onduidelijk is, pak dan een visgraat erbij. Ga met je team aan de slag, brainstorm met elkaar. Iedereen heeft een ander perspectief en andere informatie.
De tweede optie is de vaste plek die een oorzaakanalyse in de lean projectstructuur heeft. Voor deze oorzaakanalyse gebruiken we bij Lean People altijd een visgraatdiagram, vaak aangevuld met andere tools. In de lean projectstructuur (DMAIC) doorloop je de fases Define, Measure, Analyse, Improve en Controle. In de analyse fase pas je dus een visgraatdiagram toe. Ook hierbij: betrek iedereen die een rol heet in dit proces en ga met elkaar brainstormend aan de slag. Het doel is dat je bij elk type oorzaak verschillende dingen noemt.
Het resultaat? Een helder overzicht van alle oorzaken, netjes gerangschikt als de graten van een vis. Zo zie je snel waar de knelpunten liggen en kun je gericht naar oplossingen… vissen ;-).
Het uitvoeren van een visgraatanalyse is overzichtelijk, de stappen zijn niet moeilijk.
bereid je goed voor. Een open deur misschien, maar dit wordt vaak vergeten. Bedenk hoe je de analyse wil uitvoeren, wie je wil uitnodigen en wanneer. Hoe ga je het visgraatdiagram visueel maken? Doe je dit digitaal of teken je ‘m uit op een flip-over? Elk type oorzaak krijgt een eigen graat in het visgraatdiagram, je krijgt dus een vis met zes graten. Bij het uiteinde van de graat schrijf je de verschillende categorieën.
begin de brainstorm bij het probleem. In de ‘kop’ van de vis schrijf je het probleem. Maak dit concreet, dus blijf niet te vaag. Als het een groot complex probleem is, kan het helpen dit op te knippen in onderdelen.
Bijvoorbeeld: 20% van onze patiënten komt te laat voor een afspraak op de polikliniek.
vul de visgraten van het visgraatdiagram met oorzaken van het probleem. Doe dit per categorie, dus ga niet lukraak door elkaar oorzaken noemen. Dwing jezelf (en het team) om bijvoorbeeld eerst te kijken naar ‘mens’ en vervolgens pas naar ‘machine’. Let er op dat je echte oorzaken noemt en geen mogelijke oorzaken. Je merkt dat mensen vaak geneigd zijn om allemaal beren op de weg te zien, om toekomstige issues te noemen. Dit is niet de bedoeling, het is juist de kunst dat je echte, voorkomende oorzaken gaat opnoemen.
Bijvoorbeeld:
Milieu > de parkeergarage is vaak vol, waardoor patiënten lang moeten wachten voordat ze kunnen parkeren. Ze houden hier geen rekening mee als ze naar de reistijd kijken.
Machine > de aanmeldzuil bij de centrale ingang heeft vaak een storing, daardoor ontstaan hier lange rijen met patiënten.
Methode > in de afspraakbrief staat niet duidelijk vermeld dat de patiënt voor de afspraak nog moet meten en wegen bij de verpleegkundige. In de afspraakbrief staat het tijdstip van de afspraak bij de dokter vermeld.
kijk vanaf een afstandje naar het resultaat. Wat zien jullie? Heeft een bepaalde categorie veel oorzaken? Dan weet je dat je daar aan de slag gaat! Zie je veel wisselende oorzaken? Kijk dan eens of je nog een laag dieper kan komen en kan kijken of hier iets aan ten grondslag ligt wat zich herhaalt in verschillende oorzaken.
In de dynamische wereld van de zorg, waar de druk hoog is en er veel mensen werken, zijn visgraatdiagrammen een makkelijke manier om snel tot grondoorzaken te komen. Het dwingt je om niet aan symptoombestrijding te doen, maar echt te kijken wat de oorzaak van een probleem is. Een visgraatdiagram in de zorg maakt de analyse makkelijk en gestructureerd en is snel in te zetten. Je ziet vaak dat mensen als een probleem zich voordoet, dit meteen willen oplossen. Vooral in de zorg, mensen zijn oplossingsgericht en houden van aanpakken. Hierdoor kan het zijn dat de grondoorzaak gemist wordt. Daarnaast is de zorg complex, er gebeurt van alles in verschillende processen. Met een visgraatanalyse in de zorg word je gedwongen om naar alle mogelijke categorieën van oorzaken te kijken, waardoor je de complexiteit dus meeneemt in je analyse. Wat ons betreft een onmisbare tool!
Met de 6-daagse green belt training leer je alle lean six sigma tools en technieken toe te passen. Daardoor ben je in staat om processen te verbeteren. Het resultaat: minder verspilling en meer werkplezier. 😊
De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!
Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.