Wat is het RACI Model

In de wereld van projectmanagement komen we vaak termen en modellen tegen die ons helpen om structuur te brengen in de manier waarop we werken. Eén van die modellen is het RACI model. Hoewel het misschien ingewikkeld klinkt, is het eigenlijk best simpel. In deze blog gaan we dieper in op wat het RACI model precies is en hoe je het gebruikt.

Auteur: Hanna Lankhorst Laatst bijgewerkt op: 18 juli 2024

Betekenis van het RACI model

RACI is een afkorting voor de verschillende rollen in een proces of project:

  • Responsible (Verantwoordelijk)
  • Accountable (Eindverantwoordelijk)
  • Consulted (Geraadpleegd)
  • Informed (Geïnformeerd)

Nu weet je waar de afkorting voor staat, maar wat betekenen deze definities?

Responsible (Verantwoordelijk)

De persoon die ‘responsible is, is degene die het werk uitvoert. Dit is de persoon die ervoor zorgt dat de taak of actie wordt afgerond. Vaak zijn er meerdere personen verantwoordelijk voor verschillende taken.

Accountable (Eindverantwoordelijk)

Degene die ‘accountable’ is, is eindverantwoordelijk voor het resultaat. Deze persoon zorgt ervoor dat dát gedaan wordt wat nodig is binnen de projecten. Dit is vaak de projectmanager of de teamleider. Er kan maar één persoon accountable zijn. Dit is om verwarring te voorkomen. We zeggen namelijk vaak genoeg: gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid 😉

Consulted (Geraadpleegd)

Mensen die ‘consulted’ zijn, worden om advies gevraagd. Dit zijn bijvoorbeeld collega’s met een bepaalde expertise. Zij kunnen waardevolle input leveren. Het is belangrijk om deze personen op tijd te betrekken.

Informed (Geïnformeerd)

Dit zijn de mensen die op de hoogte moeten worden gehouden van de voortgang en resultaten, maar niet actief betrokken zijn bij het werk of de besluitvorming. Dit kunnen teamleden zijn, maar ook externe belanghebbenden zoals klanten of andere afdelingen binnen een organisatie.

                                        RACI model

Wat kun je met het RACI Model?

Het RACI model is een tool die je gebruikt om duidelijkheid te scheppen in rollen en verantwoordelijkheden binnen een project of proces. Door het gebruik van het RACI model kun je:

  1. Misverstanden voorkomen: Door duidelijk te definiëren wie waarvoor verantwoordelijk is, voorkom je verwarring en misverstanden binnen het team.
  2. Efficiëntie verhogen: Iedereen weet precies wat er van hen wordt verwacht, wat leidt tot efficiënter werken en minder dubbel werk.
  3. Communicatie verbeteren: Het RACI model helpt je in het verhelderen wie welke informatie wanneer nodig heeft. Zo voorkom je dat je mensen onvoldoende informeert, maar ook zeker niet te vaak infomeert ( = overbewerking!)
  4. Risico’s beheersen: Door helderheid te scheppen in verantwoordelijkheden, wordt het makkelijker om snel te reageren op obstakels of bottlenecks. Eventuele risico’s breng je dus sneller in kaart.
Zelf aan de slag met het RACI model? Volg een green belt training!

Hoe gebruik je het RACI Model?

Het toepassen van het RACI model is niet ingewikkeld! Door een aantal stappen te volgen, pas je hem gemakkelijk toe.

Stap 1: Bepaal de taken

Maak een lijst van alle taken en activiteiten die uitgevoerd moeten worden binnen het project of proces. Dit kan variëren van kleine dagelijkse taken tot grote projectmijlpalen.

Stap 2: Bepaal de rollen

Bepaal wie de betrokkenen zijn in het project. Dit kunnen teamleden, leidinggevenden, externe partners, enzovoort zijn. Zorg dat je alle betrokkenen in kaart hebt gebracht. Niets is vervelender dan achteraf horen dat iemand zich niet betrokken voelt.

Stap 3: Wijs RACI-rollen toe

Voor elke taak of activiteit wijs je de rollen toe: Responsible, Accountable, Consulted, en Informed. Dit doe je in een tabel of matrix, waarbij je taken in de rijen zet en rollen in de kolommen.

Voorbeeld:

                                       RACI model

Stap 4: Communiceer het RACI Model

Zorg ervoor dat het hele team op de hoogte is van het RACI model en begrijpt wat hun specifieke verantwoordelijkheden zijn. Dit kun je doen door een meeting te organiseren of het model te delen via een centraal communicatiekanaal.

Stap 5: Gebruik het RACI model actief met elkaar

Het is belangrijk om het RACI model niet eenmalig te gebruiken en in te vullen, maar het regelmatig te herzien en bij te werken. Projecten veranderen soms en daarmee ook de taken en verantwoordelijkheden!

Uitdagingen van het RACI model

Het RACI model biedt veel voordelen, maar er zijn ook uitdagingen waar je tegenaan kan lopen als je met dit model aan de slag gaat. Het helpt om je hier bewust van te zijn. Een aantal voorbeelden:

  • Onduidelijkheid in roltoewijzing: soms kan het lastig zijn om precies te bepalen wie voor welke taak verantwoordelijk is. Dit kan worden opgelost door open communicatie en samenwerking binnen het team. Organiseer bijvoorbeeld dag- of weekstarts om ervoor te zorgen dat het op tijd aan het licht komt als er onduidelijkheden zijn.
  • Weerstand binnen het team: sommige teamleden kunnen weerstand vertonen als jij of je collega het RACI model introduceert. Vooral als ze het gevoel hebben dat hun verantwoordelijkheden veranderen. Neem deze mensen goed mee door het model. Veranderen de verantwoordelijkheden wel echt? Of is er verschuiving van verantwoordelijkheid? Misschien is een collega inderdaad niet meer verantwoordelijk voor het bepalen van het budget, maar wordt ze nu wel verantwoordelijk voor het opstellen van de begroting.
  • Overlap van rollen: in sommige gevallen overlappen rollen, wat kan leiden tot verwarring. Wanneer deze verwarring ontstaat grijp je terug naar de ingevulde RACI. Zorg ervoor dat duidelijk is wat de verschillen in de verantwoordelijkheden zijn. Als het te ingewikkeld is om overlap te hebben in rollen, kijk dan hoe je de taken kan beleggen bij één persoon.

Of je nu een ervaren projectleider bent of nog helemaal niet, het RACI model is een handige tool die je helpt om in één overzicht verantwoordelijkheden visueel te maken. Door de heldere structuur helpt het je de projectdoelen met elkaar te bereiken.

Structuur aanbrengen in een proces? Lees meer!
De 14 management principes van Toyota
De 14 management principes van Toyota

De 14 management principes van Toyota vormen de basis van het Toyota Production System (TPS), waaruit lean is ontstaan. Lees hier meer!

Vier berekeningen die inzicht geven in een proces
Vier berekeningen die inzicht geven in een proces

Leer hoe je berekeningen maakt die je helpen om processen te begrijpen. Bijvoorbeeld de doorlooptijd en de proces efficiency.

Het VUCA model: wat is het?
Het VUCA model: wat is het?

Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.

Alle artikelen bekijken