In de wereld van projectmanagement komen we vaak termen en modellen tegen die ons helpen om structuur te brengen in de manier waarop we werken. Eén van die modellen is het RACI model. Hoewel het misschien ingewikkeld klinkt, is het eigenlijk best simpel. In deze blog gaan we dieper in op wat het RACI model precies is en hoe je het gebruikt.
RACI is een afkorting voor de verschillende rollen in een proces of project:
Nu weet je waar de afkorting voor staat, maar wat betekenen deze definities?
Responsible (Verantwoordelijk)
De persoon die ‘responsible is, is degene die het werk uitvoert. Dit is de persoon die ervoor zorgt dat de taak of actie wordt afgerond. Vaak zijn er meerdere personen verantwoordelijk voor verschillende taken.
Accountable (Eindverantwoordelijk)
Degene die ‘accountable’ is, is eindverantwoordelijk voor het resultaat. Deze persoon zorgt ervoor dat dát gedaan wordt wat nodig is binnen de projecten. Dit is vaak de projectmanager of de teamleider. Er kan maar één persoon accountable zijn. Dit is om verwarring te voorkomen. We zeggen namelijk vaak genoeg: gedeelde verantwoordelijkheid is geen verantwoordelijkheid 😉
Consulted (Geraadpleegd)
Mensen die ‘consulted’ zijn, worden om advies gevraagd. Dit zijn bijvoorbeeld collega’s met een bepaalde expertise. Zij kunnen waardevolle input leveren. Het is belangrijk om deze personen op tijd te betrekken.
Informed (Geïnformeerd)
Dit zijn de mensen die op de hoogte moeten worden gehouden van de voortgang en resultaten, maar niet actief betrokken zijn bij het werk of de besluitvorming. Dit kunnen teamleden zijn, maar ook externe belanghebbenden zoals klanten of andere afdelingen binnen een organisatie.
Het RACI model is een tool die je gebruikt om duidelijkheid te scheppen in rollen en verantwoordelijkheden binnen een project of proces. Door het gebruik van het RACI model kun je:
Het toepassen van het RACI model is niet ingewikkeld! Door een aantal stappen te volgen, pas je hem gemakkelijk toe.
Stap 1: Bepaal de taken
Maak een lijst van alle taken en activiteiten die uitgevoerd moeten worden binnen het project of proces. Dit kan variëren van kleine dagelijkse taken tot grote projectmijlpalen.
Stap 2: Bepaal de rollen
Bepaal wie de betrokkenen zijn in het project. Dit kunnen teamleden, leidinggevenden, externe partners, enzovoort zijn. Zorg dat je alle betrokkenen in kaart hebt gebracht. Niets is vervelender dan achteraf horen dat iemand zich niet betrokken voelt.
Stap 3: Wijs RACI-rollen toe
Voor elke taak of activiteit wijs je de rollen toe: Responsible, Accountable, Consulted, en Informed. Dit doe je in een tabel of matrix, waarbij je taken in de rijen zet en rollen in de kolommen.
Voorbeeld:
Stap 4: Communiceer het RACI Model
Zorg ervoor dat het hele team op de hoogte is van het RACI model en begrijpt wat hun specifieke verantwoordelijkheden zijn. Dit kun je doen door een meeting te organiseren of het model te delen via een centraal communicatiekanaal.
Stap 5: Gebruik het RACI model actief met elkaar
Het is belangrijk om het RACI model niet eenmalig te gebruiken en in te vullen, maar het regelmatig te herzien en bij te werken. Projecten veranderen soms en daarmee ook de taken en verantwoordelijkheden!
Het RACI model biedt veel voordelen, maar er zijn ook uitdagingen waar je tegenaan kan lopen als je met dit model aan de slag gaat. Het helpt om je hier bewust van te zijn. Een aantal voorbeelden:
Of je nu een ervaren projectleider bent of nog helemaal niet, het RACI model is een handige tool die je helpt om in één overzicht verantwoordelijkheden visueel te maken. Door de heldere structuur helpt het je de projectdoelen met elkaar te bereiken.
Structuur aanbrengen in een proces? Lees meer!
Het VUCA model wordt toegepast in verschillende sectoren. Het is een tool die je helpt te bepalen wanneer je welke acties onderneemt.
Tijdens projecten verzamel je vaak veel data. Hoe ga je dat nu allemaal analyseren? En wat zegt die data je nou eigenlijk? De software van Minitab helpt je hierbij.
Waar moet je op letten als je gegevens over een proces gaat verzamelen? Een meetplan zorgt ervoor dat je dit zorgvuldig doet. In dit artikel helpen we je op weg en kun je een template downloaden om zelf aan de slag te gaan.