Ishikawa diagram: wat is het?

Wat is een Ishikawa diagram?

Een Ishikawa diagram, ook wel bekend als een visgraatdiagram, is een hulpmiddel dat helpt om de oorzaken van een probleem in kaart te brengen. Dit diagram wordt vaak gebruikt in procesverbeteringen. In de lean-methode gebruiken we vaak de DMAIC-structuur voor het verbeteren van processen. Deze structuur bestaat uit vijf verschillende opeenvolgende projectfasen. Een Ishikawa diagram wordt veel gebruikt in de vierde fase, de analyse fase. Je hebt dan het proces helemaal in kaart gebracht en gaat analyseren waarom knelpunten ontstaan. Dit doe je om de grondoorzaken (of root causes) van het probleem inzichtelijk te maken.

Het model is dus niet ontwikkeld bij Toyota, zoals veel mensen denken! Wel komt het uit Japan en dat is niet geheel verrassend natuurlijk. De manier van werken binnen Toyota bleef zeker binnen Japan niet lang onopgemerkt. De invloeden van het Toyota Production System en de management principes hebben veel bedrijven geïnspireerd om fouten op te sporen en grondig te analyseren. Zo ook bij Kawasaki!

Kaoru Ishikawa heeft een belangrijke bijdrage geleverd aan het kwaliteitsdenken in veel organisaties. Hij vond namelijk, dat kwaliteit niet iets moest zijn van een aparte kwaliteitsafdeling. Zijn visie was dat alle medewerkers op de werkvloer verantwoordelijk zijn voor kwaliteit en dat je ze hier dus ook bij moet betrekken. Dit deed hij onder andere met het oorzaak-gevolgdiagram en door de introductie van kwaliteitskringen. Hierbij kwamen medewerkers samen om de kwaliteit op de werkvloer te verbeteren. Een soort kaizen-principe dus!

Wat houdt een Ishikawa-diagram in?

De Ishikawa is dus een visueel hulpmiddel dat helpt om alle mogelijke oorzaken van een probleem te structureren en te analyseren. Het diagram lijkt op een visgraat. In de kop van de vis plaats je het probleem, dat kan bijvoorbeeld zijn dat 30% van de facturen te laat betaald wordt. De oorzaken van dit probleem zet je in de graten van de vis. De Ishikawa kent zes graten met verschillende categorieën voor oorzaken. Deze categorieën zijn:

• Mens: Is het duidelijk voor de mensen in het proces wat ze moeten doen? Weten ze hoe ze de factuur moeten betalen in het systeem? Verloopt de communicatie goed? Zijn de mensen ervaren en betrokken genoeg?
• Machine: Gebruik je de juiste machines en software? Is het programma geschikt om de facturen te betalen? Hebben we andere of aanvullende software nodig?
• Meting: Hoe meten we de kwaliteit? Weet men dat er een deadline is voor het betalen? Is op verschillende momenten gedurende de week gemeten wanneer de facturen betaald zijn? Zijn de metingen betrouwbaar?
• Materiaal: Welke materialen gebruiken we? Zijn de laptops goed? Is de kwaliteit van het scherm goed?
• Milieu: Hoe is de omgeving? Nodigt de werkplek uit tot focus of is er veel rumoer en achtergrondgeluid?
• Methode: Is het proces op een handige en praktische manier ingericht? Of is er bijvoorbeeld een akkoord nodig van de manager voor iedere factuur?

Als je twijfelt bij welke categorie een oorzaak hoort, kies dan een van de twee. Het doel is niet om de oorzaken bij de juiste categorie te plaatsen. Het gaat erom dat je de verschillende categorieën in gedachten houdt en weet waarbinnen oorzaken van je probleem kunnen liggen.

Voordelen van de Ishikawa diagram

1. Visueel: Het visgraatdiagram is een duidelijke en visuele manier om complexe problemen te analyseren. Het helpt teams om beter te begrijpen wat de mogelijke oorzaken zijn, het visuele aspect helpt hierbij.
2. Structuur en organisatie: De methode biedt een gestructureerde aanpak voor probleemoplossing. Het zorgt ervoor dat je systematisch nadenkt en geen mogelijke oorzaken over het hoofd ziet.
3. Samenwerking en betrokkenheid: Het gebruik van de Ishikawa moedigt samenwerking en brainstorming aan. Dit zorgt ervoor dat je verschillende perspectieven en ideeën meeneemt in het vinden van oorzaken.
4. Focus op oorzaken, niet op symptomen: Je concentreert je met deze tool op de oorzaken van een probleem in plaats van de symptomen. Je gaat echt op zoek naar de grondoorzaak van je probleem. Daarmee helpt de Ishikawa om een duurzame oplossing te vinden.
5. Breed toepasbaar: De methode kan in elke sector en voor allerlei soorten problemen gebruikt worden, van productie en gezondheidszorg tot onderwijs en klantenservice. In iedere sector worden processen verbeterd of oplossingen gezocht voor problemen. De Ishikawa wordt veel gebruikt in lean organisaties, maar ook als je nog niet bekend bent met lean is de Ishikawa heel gemakkelijk toe te passen.

De Ishikawa diagram is een praktische tool voor probleemoplossing. Het helpt jou en je team om oorzaken van problemen stap voor stap in kaart te brengen. Uiteindelijk krijg je de juiste oorzaak boven water en dit helpt te voorkomen dat je symptomen bestrijdt. Dus de volgende keer dat je voor deze uitdaging staat, overweeg dan om de Ishikawa toe te passen en ontdek hoe goed deze tool werkt!

Vijf tips voor een Ishikawa

Tot slot nog vijf praktische tips voor het maken van een goede oorzaak-gevolg analyse.

1. Zorg dat er een concreet probleem in de kop staat dat niet te breed is. Zo voorkom je dat er ook oorzaken van andere problemen genoemd worden.
2. Zorg dat je een goed beeld hebt van het procesverloop. Als dit onvolledig is, ga je oorzaken gokken en dat wil je juist niet. Maak daarom eerst een VSM en ga daadwerkelijk resultaten meten.
3. Nodig de juiste mensen uit en vergeet niemand. Dit zijn de mensen die een rol spelen in het proces en dagelijks zicht hebben op wat er gebeurd. Mensen verder weg hebben wel vaak ideeën, maar die zijn niet altijd daadwerkelijk ergens op gestoeld.
4. Focus je niet teveel op het kiezen van de juiste categorie. De categorieën zijn bedoeld om je te helpen oorzaken te bedenken, het is geen doel op zich om de juiste categorie te benoemen.
5. Houd het verschil tussen oorzaak en gevolg in de gaten. Vaak worden er post it’s ingevuld met zaken die eigenlijk een gevolg zijn van iets. Soms moet je net iets verder kijken en bedenken wat de oorzaak van iets is.