Belangrijke stappen om de define fase te doorlopen

De define fase

in een lean project

define fase

Wat is de define fase?

Bij lean projectmanagement is de define fase een belangrijke eerste stap. In deze fase krijg je  een duidelijk beeld van de klantwens en het probleem, waardoor je de projectdoelstelling kan formuleren. Dit doe je door met je klant in gesprek te gaan en met simpele tools de klantwens in kaart te brengen. Daarnaast maak je een overzicht van de stakeholders en eventuele kaders. Je vat alles samen in een projectcharter: een duidelijke samenvatting van het project op één a4.

In deze blog lees je:

  • Klantwaarde in kaart brengen
  • Een projectdoelstelling formuleren
  • Het bepalen van de scope
  • Maken van een projectcharter
  • De rol van de define fase

Stap 1: klantwaarde in kaart brengen

Bij lean draait alles om de klant en welke eisen deze stelt aan de output van je proces. Dit noem je klantwaarde. Je maakt dit zo concreet mogelijk, het liefst formuleer je het zo dat je precies weet wat je moet doen. Bijvoorbeeld: de klant (patiënt) ontvangt een afspraakbrief van de geplande ziekenhuisafspraak, minimaal 3 weken van te voren. In deze brief staat het tijdstip, de behandelend arts, de locatie, voorbereiding en looproute vermeld. Als je weet dat dit de klantwaarde is, kan je ook meteen kijken of je hier al aan voldoet. Als het bijvoorbeeld niet lukt om dit minimaal 3 weken van te voren voor elkaar te krijgen, weet je meteen wat het probleem is.

define fase

Stap 2: een projectdoelstelling formuleren

Als je weet wat de klantwaarde is en het probleem, heb je genoeg informatie om je projectdoelstelling op te stellen. Deze doelstelling moet SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Het definiëren van doelstelling zorgt ervoor dat je weet wat je in het project moet bereiken.

Stap 3: bepalen van de scope

Door het bepalen van een scope, zorg je dat je focus houdt tijdens je project. Ook helpt het om te bepalen of iedereen in het projectteam het over hetzelfde (deel van een) proces heeft. Je ziet vaak dat een project onbedoeld steeds groter wordt en iedereen ideeën bij je neerlegt. Door een duidelijke scope bewaak je het gestelde doel en zorg je voor verwachtingsmanagement naar de stakeholders.

define fase

Stap 4: het maken van een projectcharter

Een projectcharter is een handige samenvatting die de basis vormt voor het lean project. Een soort plan van aanpak, maar dan kort en bondig. Het bevat een probleemomschrijving, projectdoelstelling, de scope, de stakeholders en hun rollen, een planning en een akkoord van je opdrachtgever. Je kan het een beetje zien als een contract voor het projectteam en de opdrachtgever en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.

Conclusie: de rol van de define fase in een lean project

In de define fase verzamel je belangrijke informatie en leg je het fundament van je project. Alle stappen in deze fase helpen om je project soepel te laten verlopen en niet voor verrassingen te komen staan. Je werkt gefocust aan de klantwaarde, hebt duidelijke verwachtingen geschept naar de stakeholders en je voorkomt dat je onnodige dingen oppakt.

define fase

Ook aan de slag?

Wil je leren hoe je de stappen binnen een lean project toepast? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.

3, 10 en 24 april, 8, 15 en 29 mei 2024
4, 11 en 18 september, 2, 9 en 16 oktober 2024
Of bekijk alle opties
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer
Lean methode succesvol toepassen op de werkvloer

Als je echt succes wil hebben met de toepassing van lean, wil je natuurlijk dat iedereen op de werkvloer werkt volgens de lean methode. Dit klinkt makkelijker dan dat het is.

Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker
Met deze 3 tools wordt project management veel makkelijker

Waarom je altijd moet kiezen voor handige project management tools: ze stroomlijnen werkprocessen, besparen tijd en verhogen productiviteit.

Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?
Lean werken: hoe zorg je voor organisatie verandering?

Bij Lean People krijgen we regelmatig de vraag: wij willen in de hele organisatie aan de slag met lean werken, hoe pakken we dat aan?

Alle artikelen bekijken