Belangrijke stappen om de define fase te doorlopen
De define fase
in een lean project
Bij lean projectmanagement is de define fase een belangrijke eerste stap. In deze fase krijg je een duidelijk beeld van de klantwens en het probleem, waardoor je de projectdoelstelling kan formuleren. Dit doe je door met je klant in gesprek te gaan en met simpele tools de klantwens in kaart te brengen. Daarnaast maak je een overzicht van de stakeholders en eventuele kaders. Je vat alles samen in een projectcharter: een duidelijke samenvatting van het project op één a4.
In deze blog lees je:
Bij lean draait alles om de klant en welke eisen deze stelt aan de output van je proces. Dit noem je klantwaarde. Je maakt dit zo concreet mogelijk, het liefst formuleer je het zo dat je precies weet wat je moet doen. Bijvoorbeeld: de klant (patiënt) ontvangt een afspraakbrief van de geplande ziekenhuisafspraak, minimaal 3 weken van te voren. In deze brief staat het tijdstip, de behandelend arts, de locatie, voorbereiding en looproute vermeld. Als je weet dat dit de klantwaarde is, kan je ook meteen kijken of je hier al aan voldoet. Als het bijvoorbeeld niet lukt om dit minimaal 3 weken van te voren voor elkaar te krijgen, weet je meteen wat het probleem is.
Als je weet wat de klantwaarde is en het probleem, heb je genoeg informatie om je projectdoelstelling op te stellen. Deze doelstelling moet SMART zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Het definiëren van doelstelling zorgt ervoor dat je weet wat je in het project moet bereiken.
Door het bepalen van een scope, zorg je dat je focus houdt tijdens je project. Ook helpt het om te bepalen of iedereen in het projectteam het over hetzelfde (deel van een) proces heeft. Je ziet vaak dat een project onbedoeld steeds groter wordt en iedereen ideeën bij je neerlegt. Door een duidelijke scope bewaak je het gestelde doel en zorg je voor verwachtingsmanagement naar de stakeholders.
Een projectcharter is een handige samenvatting die de basis vormt voor het lean project. Een soort plan van aanpak, maar dan kort en bondig. Het bevat een probleemomschrijving, projectdoelstelling, de scope, de stakeholders en hun rollen, een planning en een akkoord van je opdrachtgever. Je kan het een beetje zien als een contract voor het projectteam en de opdrachtgever en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde verwachtingen heeft.
In de define fase verzamel je belangrijke informatie en leg je het fundament van je project. Alle stappen in deze fase helpen om je project soepel te laten verlopen en niet voor verrassingen te komen staan. Je werkt gefocust aan de klantwaarde, hebt duidelijke verwachtingen geschept naar de stakeholders en je voorkomt dat je onnodige dingen oppakt.
Wil je leren hoe je de stappen binnen een lean project toepast? Schrijf je direct in voor één van onze green belt trainingen en ga zelf aan de slag met een verbeterproject.
Een goede projectmanager leidt meestal grote projecten waar meerdere subprojecten onder vallen. Een leuke en uitdagende rol! Wat is er nodig om deze rol goed uit te voeren?
Makigami is een vorm van waardestroomanalyse, specifiek ontworpen om inzicht te geven in de stroom van werk en informatie. Je brengt het huidige proces in kaart en analyseert waar knelpunten zitten.
Een visgraatdiagram, ook bekend als Ishikawa, klinkt misschien als een exotisch Japans gerecht. Maar net als alle andere (soms gekke) lean termen, is het een handige tool om tot een oorzaakanalyse te komen.