Processen vastleggen

Vijf manieren

Inleiding

Een proces vastleggen kan op verschillende manieren. Het is vooral belangrijk om te bedenken waarom je iets wil vastleggen. Daarna kun je kijken welke manier daar het beste bij past. We leggen je uit hoe je de volgende vijf manieren gebruikt:

  • Flowchart
  • Spaghetti diagram
  • SIPOC
  • Value stream map
  • Swimming lane

Proces vastleggen

Het kan om verschillende redenen handig zijn om een proces vast te leggen. Bijvoorbeeld als leidraad voor nieuwe mensen die bij je komen werken. Of  als basis voor procesverbetering. En soms wil je gewoon even snel ik kaart brengen welke stappen er worden genomen. Elke methode heeft zijn eigen voordelen, hieronder lichten we er vijf voor je toe.

Flowchart

Flowchart’s worden vaak gebruikt om een proces vast te leggen. Dit gebeurt op hoofdlijnen, waarbij de verschillende symbolen elk iets anders weergeven. Zo heb je bijvoorbeeld:

  • begin/einde
  • taken
  • beslismomenten
  • berichten

Flowcharts worden vaak gebruikt om de processen in een organisatie vast te leggen, omdat je op hoofdlijnen goed ziet wat er allemaal gebeurd. In lean projecten gebruik je ze vooral in de control fase.

Vertrouwen in het team

Spaghetti diagram

Een spaghetti diagram wordt met name in fabrieksomgevingen, labaratoria of ziekenhuizen toegepast. Je brengt hiermee de looplijnen van mensen in kaart, om te zien of hier verspilling in zit. Dit doe je door een plattegrond van de werkvloer te maken en mensen gedurende een periode te volgen.

SIPOC

Een SIPOC pas je vaak toe in de define fase van een project. De letters SIPOC staan hierbij voor:

  • Suppliers (wie levert de input)
  • Input
  • Proces
  • Output
  • Customer (wie ontvangt de output)

Je brengt hiermee op hoofdlijnen in kaart hoe het proces loopt. En nog belangrijker, je ziet wie er allemaal bij betrokken zijn. Daarnaast helpt een SIPOC je ook om de scope af te bakenen.

Value stream map (VSM)

Een value stream map staat ook wel bekend als de ‘brown paper sessie’. Hierin breng je met post it’s op een bruin vel papier het proces gedetaileerd in kaart. Dit doe je vaak in de measure fase van een lean project. Je werkt hierbij voor elke processtap precies uit wat er gebeurd.

Dit is een veel gedetailleerdere weergave van het proces van bijvoorbeeld een flow chart of een SIPOC. Een value stream map dient vaak als basis voor procesverbeteringen.

Team verantwoordelijkheid

Swimming lane

Een proces vastleggen met een swimming lane lijkt in de basis heel veel op een flowchart. Er worden vaak dezelfde symbolen gebruikt om activiteiten aan te geven. Het verschil zit hem in de ‘lanes’. Elke afdeling of medewerker heeft zijn eigen lane, waardoor je precies ziet elke processtap door wie wordt uitgevoerd.

Iedere keer anders

Zoals je ziet zijn er verschillende manieren om een proces vast te leggen, die allemaal handig kunnen zijn. Het gaat er vooral om waarom je dit wil doen, en hoe gedetailleerd. Zelf leren om processen vast te leggen? Volg dan een green belt training.

Ook interessant:

Alle artikelen bekijken
Samenwerken en presteren
Samenwerken en presteren

Goede samenwerking is essentieel voor het verbeteren van processen. Daarom is het belangrijk je ook te richten op de onderlinge verhoudingen in een team. De piramide van Lencioni is een praktisch model dat helpt om de juiste stappen te zetten.

Een goede projectdoelstelling
Een goede projectdoelstelling

Een SMART-geformuleerde projectdoelstelling zorgt ervoor dat je houvast en richting hebt in een project. Hierdoor wordt het makkelijker om resultaten op te leveren omdat het voor de opdrachtgever, projectleider en het team duidelijk is wat er in het project moet gebeuren.

Gemba walk
Gemba walk

In dit artikel leggen we je in zeven stappen uit hoe je een gemba walk doet. Op deze manier doorloop je het proces, ontdek je wat er wel en niet goed gaat en kun je meteen aan de slag met verbeteren.

Alle artikelen bekijken