Procesprestaties meten met 4 berekeningen

Verbeteren door meten

Als je een proces verbetert, is het verstandig om procesprestaties te gaan meten. Hoe groot is het probleem op dit moment en wat is de huidige situatie? Als dat duidelijk is, kun je écht gericht aan de slag met verbeteringen. Om procesprestaties te meten te krijgen, voer je een aantal berekeningen uit.

In dit artikel vertellen we je:

Welke KPI’s je kunt meten.
Hoe je deze indicatoren berekent.
Welk inzicht dit je geeft.
Wanneer je kiest voor welke berekening.

Prestaties van een proces inzichtelijk maken

Een lean project pakken we aan volgens de DMAIC-methode. In de eerste fase (define) bakenen we de projectopdracht af. De tweede fase, de measure fase, draait om het in kaart brengen van de huidige situatie. Je brengt alle activiteiten en stappen van het proces in kaart door middel van een value stream map. Vervolgens onderbouw je al deze stappen in het proces met relevante data.

Deze data kun je gaan verzamelen door bepaalde dingen te meten óf de data uit een systeem te halen. In beide gevallen is het belangrijk dat je dit op een zorgvuldige manier doet. Denk bijvoorbeeld aan het nemen van een representatieve steekproef en meet (of verzamel je metingen) nauwkeurig, dus steeds op dezelfde manier. Het is verstandig om hier een meetplan voor te maken.

De metingen die je kunt doen om iets te zeggen over het proces noem je ‘performance measures’. Het zijn berekeningen die inzicht geven in de procesprestatie, dus; presteert het proces op dit moment goed (conform de verwachting van de klant) of niet? In dit artikel nemen we vier verschillende performance measures onder de loep:

Doorlooptijd
Bewerkingstijd
Proces efficiency
Takttijd

Doorlooptijd van een proces

Een interessante procesprestatie om te meten is de doorlooptijd. De doorlooptijd laat zien hoelang het proces van begin tot einde duurt. Dus helemaal vanaf het begin (het moment dat de input het proces in gaat) tot aan het eind (het moment dat de output het proces verlaat).

Stel je bent net verhuisd en vraagt daarom een parkeervergunning aan. De doorlooptijd is de tijd vanaf het doen van de aanvraag totdat je bericht krijgt of je de vergunning wel of niet krijgt. Als dit in totaal twee weken duurt, is de doorlooptijd twee weken (of 14 dagen).

Om de doorlooptijd te berekenen moet je alle bewerkingstijden van alle processtappen bij elkaar optellen (dus de tijd dat er per stap daadwerkelijk gewerkt wordt) en alle wachttijden tussen processtappen in. Ligt jouw aanvraag voor een parkeervergunning dus eerst drie dagen stil voordat een medewerker tijd heeft om deze in behandeling te nemen, dan is dit wachttijd die je meeneemt in je berekening.

Ook eventuele hersteltijd tel je op bij de bewerkingstijd en wachttijd. Bijvoorbeeld als de aanvraag in het verkeerde parkeerdistrict wordt geregistreerd. Dit heeft tijd nodig om te herstellen en is van invloed op de totale doorlooptijd. Want jij moet nu nóg langer wachten op je vergunning!

Doorlooptijd (begin tot eind) = alle bewerkingstijd + alle wachttijd + alle hersteltijd

Bewerkingstijd van een proces

De bewerkingstijd hebben we net ook al even kort toegelicht. Het is de tijd dat er actief gewerkt wordt binnen het proces. Neem bijvoorbeeld het toekennen van een parkeervergunning. De doorlooptijd van dit proces is misschien wel twee weken, maar de tijd dat er door verschillende mensen in het proces gewerkt wordt aan de toekenning van de vergunning is misschien maar 30 minuten. De bewerkingstijd kun je berekenen door alle bewerkingstijden per processtap bij elkaar op te tellen of door de totale wachttijd van de doorlooptijd af te trekken.

Houd er rekening mee dat je bij het verbeteren van het proces aan meerdere knoppen kunt draaien. Je kunt bijvoorbeeld de doorlooptijd flink verkorten door de wachttijd tussen processtappen te verminderen. Een andere optie is het verder optimaliseren van de bewerkingstijden. Wellicht duren de processtappen op dit moment onnodig lang, omdat de manier van uitvoeren vol verspillingen zit. Als je hier kritisch naar kijkt en verspillingen elimineert, kunt de bewerkingstijden aanzienlijk verminderen.

Proces efficiency

Als je wil weten hoe efficiënt je proces is, kijk je naar de bewerkingstijd in verhouding tot de totale doorlooptijd. Je noemt dit ook wel de Proces Cycle Efficiency (PCE), uitgedrukt in een percentage. Het is het percentage van de totale tijd dat je daadwerkelijk aan het werk bent voor het resultaat.

Neem de parkeervergunning in het voorgaande voorbeeld: hierin is de doorlooptijd twee weken, terwijl de bewerkingstijd 30 minuten is.

Als je deze 30 minuten deelt op de twee weken (= 0,5 uur / (10 werkdagen * 8 uur per dag) kom je op: 0,625 %. Dit is het percentage van de totale doorlooptijd waarin je dus daadwerkelijk aan de output werkt. Geen efficiënt proces dus!

Natuurlijk is dit makkelijk te verklaren: de vergunningsaanvraag ligt waarschijnlijk lang te wachten voordat deze opgepakt wordt.

Takttijd

Een laatste interessante performance measure is de takttijd. De takttijd bereken je door de beschikbare tijd (bijvoorbeeld per dag) te delen door de klantvraag (per dag). Natuurlijk kun je deze ook per week of per maand berekenen, wat maar relevant is voor het proces.

Stel, er komen elke dag twintig vergunningsaanvragen binnen. Deze moeten idealiter binnen een werkdag beantwoord worden. Dit betekent dat je 8 uur de tijd hebt voor 20 aanvragen. Als je 480 minuten (8 uur)/ 20 aanvragen = 24 minuten. Dit betekent dat, om alle vergunningen binnen een werkdag te beantwoorden, je elke 24 minuten een aanvraag verwerkt moet hebben. Dan houd je het ritme van de klantvraag (de takt) aan en lever je dus conform de verwachting van de klant. De takttijd vertelt je dus iets over het snel het proces zou moeten lopen om aan de klantvraag te voldoen, maar zegt niets over hoe het daadwerkelijk gaat.

Als je bewerkingstijden in het proces hebt die langer dan 24 minuten duren, dan kun je meteen al concluderen dat je niet aan de klantvraag kunt voldoen. Je hebt dan te maken met een zogenaamde bottleneck. Stel je in dit geval letterlijk een flessenhals voor en je ziet meteen dat het werk zich voor deze bottleneck gaat ophopen. Er komt namelijk sneller input het proces binnen, dan dat het verwerkt kan worden.

Hierdoor zie je in één oogopslag waar in het proces er verbeterd moet gaan worden. Procesprestaties meten is dus hartstikke nuttig!

Zelf procesprestaties meten?

Zelf leren hoe je het beste je procesprestaties kunt meten? Dan is een green belt training iets voor jou? Schrijf je in voor één van onze aankomende trainingen.